home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / accoting / billpwr / billpwr.exe / BILLPOWR.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-08-26  |  183.0 KB  |  4,467 lines

  1. TO:  INTEGRA COMPUTING, 910 Cobb Place Manor Dr., Marietta, GA  30066   BPP 6.1
  2.  
  3.             Name __________________________________________________________
  4.        Firm Name __________________________________  Phone ________________
  5.          Address __________________________________________________________
  6.             City _________________  State ___  Zip _______  County ________
  7.  # Professionals _____  # Employees ____  Type of Practice ________________
  8. I first heard of Integra Computing from ___________________________________
  9. Prices and availability are subject to change without notice.
  10.  
  11. Send registered copies of the following:
  12.  
  13. ___ copies of BillPower Plus at $150 [+ $200 EXTRA to get 4 hr support]* $_____
  14.  
  15. To have programs supplied on 3.5" media, enclose $5.00 extra PER PROGRAM $_____
  16. If you don't live in the U.S., Canada, or Mexico, please add $10.00 more $_____
  17.  
  18.                                                              TOTAL ORDER $_____
  19.           ___% Sales Tax for ___________ county, if you're a GA resident $_____
  20.     Please enclose a CHECK or MONEY ORDER in US dollars  --  GRAND TOTAL $_____
  21.     (purchase orders unaccompanied by actual payments won't be accepted)
  22.  
  23.       Credit card orders and purchase orders which are
  24.       not accompanied by payment will not be accepted.
  25.       A check or money order must show on its face the
  26.       name & address of a US bank that will accept it.
  27.  
  28. I have read and agreed to all the terms of the Disclaimer found below.
  29.  
  30. _______________________________________                       _________________
  31. SIGNATURE                                                     DATE
  32.  
  33. *   Telephone support will be provided if you pre-purchase it with  this  order 
  34. form.  Such support must be used within a year.  When you need assistance,  you 
  35. may reach Integra Computing (404-426-5735) most weekdays from 4:00pm to 6:00pm, 
  36. Eastern Time.  Because so much time is required to respond to mailed correspon-
  37. dence,  letters requesting assistance may not be answered.  If you  need  help, 
  38. call  -- don't write.  But please don't even call unless  you've  pre-purchased 
  39. support  with this order form; if you call without having prepaid for  support, 
  40. each call will cost you a minimum of $15, plus $1.50 per minute.
  41. -- LICENSE:
  42.      BillPower,  TickleX,  MT-Tracker, PopForm, ReSearch, Nifty,  RAMdesk,  and 
  43. their  documentation are  copyrighted in 1985 to 1992 by R.A. Kelly.   You  may 
  44. use  any program on as many computers as you like, as long as it is never  ins-
  45. talled  with a SERIAL NUMBER (provided to you when you register as a  user)  on 
  46. more than one computer at a time and as long as you do not alter the program in 
  47. any way.  You may distribute any of these programs to potential new users, pro-
  48. vided  that you never divulge your SERIAL NUMBER to anyone, that you charge  no 
  49. fee for the program, and that you do not bundle it with (or use it as an incen-
  50. tive to purchase or  lease) any  other product or service, without the  written 
  51. consent of R.A. Kelly.  All rights not expressly granted above are reserved  in 
  52. R.A. Kelly.
  53.  
  54.                                   BILLPOWER
  55.                                 INSTRUCTIONS
  56.  
  57.  
  58.     INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
  59.  
  60.     SETTING UP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  61.  
  62.     MAIN MENU  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
  63.  
  64.     CASE MODULE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
  65.  
  66.     SERVICES/FEES MODULE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
  67.  
  68.     DISBURSEMENTS MODULE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
  69.  
  70.     RECEIPTS MODULE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  71.  
  72.     ADJUSTMENT MODULE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
  73.  
  74.     GENERAL LEDGER MODULE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
  75.  
  76.     BILLS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
  77.  
  78.     NOTE MODULE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
  79.  
  80.     PEOPLE MODULE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
  81.  
  82.     UTILITIES MODULE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
  83.  
  84.     CATEGORIES, AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM. . . . . . . . . . . 77
  85.  
  86.     USING BILLPOWER WITH OLD CASES AND ACCOUNTS  . . . . . . . . . . . . 80
  87.  
  88.     MESSAGES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
  89.  
  90.     BILLPOWER ON A LOCAL AREA NETWORK  . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
  91.  
  92.     POP-UP BILLPOWER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
  93.  
  94.     APPENDICES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.                                    BILLPOWER
  100.  
  101.  
  102.  
  103.             NOTE:
  104.             If you're using an unregistered copy of the program, 
  105.             it will begin to beep at you in several weeks, reminding 
  106.             you that it's time to register.  Don't worry -- no data 
  107.             will be destroyed, and you'll be able to use the prog-
  108.             ram, despite the fact that you delay registering.
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.      OVERVIEW
  117.  
  118.           BillPower is a timekeeping, billing and bookkeeping program de-
  119.      signed specifically for small firms.  It will track time worked on 
  120.      professional matters and calculate the amount owed by each client.  It 
  121.      will also keep up with receipts and disbursements, and it will main-
  122.      tain such accounts as you wish, allowing you to carry out simple book-
  123.      keeping functions.  Perhaps most importantly, it will automatically 
  124.      compile service, disbursement, and receipt transactions for each cli-
  125.      ent into monthly bills.  And, for your convenience, the program may be 
  126.      used as either a stand-alone system or as a RAM-resident "pop-up" 
  127.      that will allow your access even while you're in the middle of using 
  128.      another program (see the POP-UP BILLPOWER section).
  129.  
  130.           BillPower is a member of the "ManageX" series of productivity-
  131.      enhancing software.  As such, it must reside in a MANAGEX directory on 
  132.      your hard disk.
  133.  
  134.           If you are already familiar with computer accounting programs, 
  135.      you may be in for a shock, because BillPower represents an entirely 
  136.      new approach to various aspects of bookkeeping.  BillPower is far more 
  137.      flexible than other programs which lock you into an electronic version 
  138.      of ancient manual accounting procedures.  If you are an "old hand" at 
  139.      bookkeeping, then open your mind to a different system which does not 
  140.      require monthly "postings" or year-end "close-outs"; one that never 
  141.      destroys old data from past months in the interest of consolidation.
  142.  
  143.           While other time and billing programs may offer "links" to exter-
  144.      nal accounting software, BillPower completely integrates its bookkeep-
  145.      ing functions into the rest of the program.  BillPower Plus can, in 
  146.      fact, SIMULTANEOUSLY update affected G/L accounts (as well as a cli-
  147.      ent's balance and aged receivables) at the time that a disbursement or 
  148.      receipt is entered.  This "real-time" approach to bookkeeping, vir-
  149.      tually unprecedented in a time and billing program, saves you the time 
  150.      you would otherwise spend making duplicate G/L entries, posting trans-
  151.  
  152.  
  153.      INTRODUCTION                         4
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.      actions, and/or transferring files from one program to another.  With 
  159.      BillPower, a SINGLE entry can handle all the updating that needs to be 
  160.      done.  No other program offers such a degree of integration.
  161.  
  162.           BillPower is designed as a unique "free entry" system.  You may, 
  163.      for instance, open accounts at will, any time you want.  If, several 
  164.      months after having established your chart of accounts, you discover 
  165.      that you need to add a new account, you may easily do so.  With Bill-
  166.      Power, you may also correct nearly ANY entry made at ANY time in the 
  167.      past.  Assume, for instance, that you wish to modify the service des-
  168.      cription or charge appearing on a time slip that was entered three or 
  169.      four months ago.  While some other office management systems would 
  170.      require the awkward procedure of entering a corrective time slip to 
  171.      offset the faulty one, BillPower allows you to follow your natural in-
  172.      clination: simply calling the erroneous time slip to the screen and 
  173.      editing it.  That keeps your files uncluttered and your reports and 
  174.      bills neat. 
  175.  
  176.           Also unique is BillPower's ability to re-prepare bills.  Other 
  177.      programs won't redo a client's bill after transactions for that client 
  178.      have been "posted" or "closed out", since these procedures often in-
  179.      volve the subsequent destruction of those transactions' data.  Posting 
  180.      and closing out are tedious bookkeeping procedures which are necessary 
  181.      with manual systems, and which have been emulated in many computer 
  182.      accounting programs.  BillPower, however, has been designed to capi-
  183.      talize upon the power of the computer.  It will automatically update 
  184.      all data as each transaction is entered into the computer.  No time-
  185.      consuming posting or close-out procedures are required, and there is 
  186.      no data destruction; therefore, you may re-prepare bills that may be 
  187.      even several months old.  If a client asks you to correct and re-sub-
  188.      mit a bill, it's no problem with BillPower. 
  189.  
  190.           BillPower's aged receivables are also more meaningful than other 
  191.      programs'.  Other programs might report aging periods of "0-30 days", 
  192.      "31-60 days", etc.  These periods are typically figured backward in 
  193.      time, beginning with the latest posting date.  If you haven't posted 
  194.      for some time, you will find yourself doing mental gymnastics to cal-
  195.      culate how the aging periods relate to the CURRENT date (who really 
  196.      cares about the last posting date?).  With BillPower, which does not 
  197.      require posting, the aging periods are reported as "OwedSince FEB", 
  198.      "OwedSince JAN", "OwedSince DEC", etc.  Hence, you know at a glance 
  199.      how much of the money CURRENTLY owed you has been owed since the end 
  200.      of each month shown in the receivables report.  
  201.  
  202.  
  203.      FOUNDING PHILOSOPHY
  204.  
  205.           BillPower is based upon the proposition that it is usually best 
  206.      to send a statement to each client at some regular interval, preferab-
  207.      ly every month.  Even when nothing is due from the client for work 
  208.      done during that period, a statement should be sent, if for no other 
  209.      reason, to let him know that you're still thinking of him.  With this 
  210.  
  211.  
  212.      INTRODUCTION                         5
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.      principle in mind, you may select a regular billing interval of 1, 2, 
  218.      3, 4, 5, or 6 months for each client, though, for simplicity's sake, 
  219.      you are urged to use the one-month interval for as many of your cli-
  220.      ents as you can.
  221.  
  222.           Even if a case or project is a fixed fee or contingency one, a 
  223.      statement should be sent to the client on a regular basis before the 
  224.      case has been completed, so that he may have an ongoing appreciation 
  225.      of all that you are doing for him.  It takes only about a minute for 
  226.      BillPower to prepare the bill.  Your investment in time, paper and 
  227.      postage will be insignificant in comparison to the payoff resulting 
  228.      from keeping each client informed of what you're doing.
  229.  
  230.  
  231.      WHAT BILLPOWER WILL DO
  232.  
  233.           BillPower can handle any combination of the following:
  234.  
  235.           15 timekeepers/employees (partners, secretaries, and others);
  236.           4000 cases/projects;
  237.           4000 accounts; and
  238.           8000 transaction entries per month (services, disbursements, etc).
  239.  
  240.            Each client may be set up for either "Periodic" or "Occasional" 
  241.      billing.  The vast majority of your clients will probably be ones whom 
  242.      you want to bill on a regular basis (monthly, bi-monthly, quarterly, 
  243.      etc.).  These should be set up for Periodic billing, whereas those few 
  244.      clients that are to be billed haphazardly, or only once, may be as-
  245.      signed to Occasional billing.  
  246.  
  247.           BillPower is unique in that it allows you to prepare bills for 
  248.      the same period many times, not just once.  Each bill sent out for any 
  249.      period of time reflects the most current status of the client's ac-
  250.      count with you for that period.  Correcting and re-submitting bills to 
  251.      your clients present no problem to BillPower.
  252.  
  253.  
  254.      Periodic Billing
  255.  
  256.           There is a nominal "minimum" period for which a client set up for 
  257.      Periodic billing will be be billed: one calendar month.  Each bill 
  258.      will include all transactions from the beginning of the first month 
  259.      covered by the bill to the end of the last month covered.  A bill may 
  260.      be re-prepared for the same calendar month (or months) several times.  
  261.      For example, if it were now January 15, and you wanted to send Mr. 
  262.      Smith's bill for work done so far this month, the bill prepared by 
  263.      BillPower would cover all work done during the entire month of January 
  264.      (the beginning of the first month covered by the bill is January 1, 
  265.      and the end of the last month covered is January 31).  However, since 
  266.      no work will have been done after the fifteenth, the bill will effec-
  267.      tively be one for only the period from January 1 to January 15.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.      INTRODUCTION                         6
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.           If, in February, you had some reason to prepare another January 
  278.      bill for Mr. Smith, that bill would also show work done during the 
  279.      entire month.  Included on the second January bill would be 1) a recap 
  280.      of what had already been shown on the previous January bill and 2) a 
  281.      listing of what, if anything, had been done from the 16th to the 31st.  
  282.      You may not request a bill for only the period from January 16 to Jan-
  283.      uary 31, since, as mentioned above, the minimum billing period is one 
  284.      calendar month.  But don't worry.  Mr. Smith will NOT be charged again 
  285.      for the work already reflected in the first bill.  The second bill 
  286.      will SHOW that work for a second time (as a recap), but will not 
  287.      CHARGE him a second time for it.  Of course, if Mr. Smith had sent any 
  288.      payments since the first bill was mailed, those payments would also be 
  289.      reflected on the second bill.  
  290.  
  291.           Clients set up for Periodic billing must be billed at least once 
  292.      every nine months.  As long as you run at least one mass billing per 
  293.      month, BillPower will insure that at no Periodic client goes too long 
  294.      without a bill.
  295.  
  296.  
  297.      Occasional Billing
  298.  
  299.           There is no minimum billing period for clients set up for Occa-
  300.      sional billing.  If you wish, you may prepare one bill today, another 
  301.      tomorrow, another next week, and yet another eight months from now.  
  302.      Each bill will contain only those transactions falling AFTER the date 
  303.      of the last transaction on the preceding bill.  As is the case with 
  304.      Periodic clients, current and previous bills may be re-prepared as 
  305.      needed.  
  306.  
  307.           The advantage of Occasional billing is that you may allow as much 
  308.      time as you wish to elapse between bills (while nine months is the 
  309.      maximum for clients billed Periodically).  One disadvantage is that 
  310.      BillPower will not automatically compute a client's interest, taxes, 
  311.      or monthly retainer fee (as it would if the client were set up for 
  312.      Periodic billing).  And, while clients set up for Occasional billing 
  313.      will be included in mass billings (along with Periodic clients), they 
  314.      can't be RE-BILLED en masse (as can be done with clients set up for 
  315.      Periodic billing).  Thus, if you've already prepared actual (final) 
  316.      bills for a given period of time, and then for some reason need to re-
  317.      do those bills, your Periodic clients may be handled with a mass bil-
  318.      ling.  Your Occasional clients may also be re-billed, but you must 
  319.      handle each individually. 
  320.  
  321.      The Best Billing Method
  322.  
  323.           By far the simplest billing method is Periodic.  It assumes that 
  324.      most of your clients are the sort that should be billed regularly.  And it 
  325.      requires that you have the discipline to set aside a few hours at the 
  326.      beginning of each month to do your billing for the prior month.  Don't 
  327.      do sporadic billing unless it's absolutely necessary.  The scattergun 
  328.  
  329.  
  330.      INTRODUCTION                         7
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.      approach is an awful time waster.
  336.  
  337.           Still, you may have a few clients for which regular billing is 
  338.      not appropriate.  These clients should be set up for Occasional bil-
  339.      ling, unless you need to have BillPower automatically calculate inter-
  340.      est, taxes or monthly retainer fees.  And if you think you lack the 
  341.      discipline to stick to a regular billing schedule, you might consider 
  342.      billing ALL your clients with the Occasional method.
  343.  
  344.  
  345.      Automatic Adjustment of Billing Periods
  346.  
  347.           A mentioned previously, BillPower is unusaual in its ability to 
  348.      accept new or changed transactions for dates anytime in the past and 
  349.      to re-prepare old bills.  But there's an effect you may not have 
  350.      considered.
  351.  
  352.           Let's say that the current month is March and that you've already 
  353.      prepared a bill for each of January and February.  Now, for some rea-
  354.      son, you want to enter a new transaction with a January date.  Doing 
  355.      so will, of course, change January's balance forwarded to February 
  356.      (and February's to March).  Since this complication doesn't even occur 
  357.      to most users, BillPower has to somehow account for the changes auto-
  358.      matically.  
  359.  
  360.           What BillPower does is to assume that you'll want the next bill 
  361.      prepared (March's) to reflect the new January entry.  The only way to 
  362.      do so is to insure that the bill includes everything entered since 
  363.      January.  Therefore, the bill prepared for March will actually be one 
  364.      for January, February and March.  Normally, a March bill will contain 
  365.      only transactions entered for March, but, in this case, BillPower has 
  366.      found it necessary to also include a recap of January and February.  
  367.      In this fashion, BillPower attempts to insure that your clients are 
  368.      apprised of changes made in prior months' data.
  369.  
  370.  
  371.      HOW BILLPOWER ORGANIZES ITS DATA
  372.  
  373.           BillPower consists of the following files:
  374.  
  375.           BP.BAT            the batch file used to load BillPower
  376.           BILLPOWR.EXE      the main program file
  377.           BILLPOWR.OVR      overlays for the main program
  378.           EDIT.EXE          an ASCII text editor
  379.           ________.LBF      major data files maintained by the program
  380.           ________.LBI      indices to the major data files
  381.           ________.HLP      help files accessed when you press the F1 key
  382.           ________.LTR      files that contain the text portions of bills
  383.           ________.DAT      miscellaneous minor data files
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.      INTRODUCTION                         8
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.           BillPower considers each matter handled by the firm to be a 
  395.      "case", unless you customize the program to use another term, such as 
  396.      "project" (see the CUSTOMIZING THE PROGRAM section below).  If you do 
  397.      select another term, you'll have to mentally translate these instruc-
  398.      tions wherever the term "case" appears. 
  399.  
  400.           Each case will be assigned a Case Name, a Case Number and a "Mas-
  401.      terRcrd" Number.  The Case Name is simply a convenient name by which 
  402.      you can recognize the case, such as "Smith Project" or "State v. Wil-
  403.      liams".  The Case Number is used by the program to locate the case re-
  404.      cord in the computer's data files.  It may be in the same format as 
  405.      that used by your firm to manually file the paperwork pertaining to 
  406.      that case.  The MasterRcrd Number is used to link up to 500 subordin-
  407.      ate case records to their master record.
  408.  
  409.           Each case is subordinate to its master.  If a case is indepen-
  410.      dent (that is, not subordinate to another), then it is its OWN mas-
  411.      ter, and its Case Number and MasterRcrd Number will be the same.  If, 
  412.      however, it is subordinate to another, then the other's Case Number 
  413.      will be the subordinate's MasterRcrd Number.  For example, if case 
  414.      number 2 were subordinate to case number 1, then case 2's MasterRcrd 
  415.      Number would be "1" (case 1, being its own master, would also be as-
  416.      signed MasterRcrd Number 1).
  417.  
  418.           When would you want to subordinate one case to another?  Assume 
  419.      that you and Mr. Smith had a retainer agreement whereby he would pay 
  420.      you $150 per month for any services he needed from you at any time.  
  421.      You might set up a case record with the Case Name, "Smith Retainer" 
  422.      and the Case Number, "SMITJO1".  If Mr. Smith subsequently asked you 
  423.      to help him with a building contract, you might do one of two things.  
  424.      One would be to charge the time you spend working on the contract to 
  425.      the "Smith Retainer" (SMITJO1) case.
  426.  
  427.           The other would be to establish a separate case record, perhaps 
  428.      named "Smith Contract" and possibly numbered "SMITJO2".  If you wanted 
  429.      to make sure that both Mr. Smith's cases were linked for easy subse-
  430.      quent identification, you would assign to the new SMITJO2 case the 
  431.      MasterRcrd Number, "SMITJO1".  A graphic representation of this mas-
  432.      ter-subordinate relationship follows:
  433.  
  434.            MASTER                           SUBORDINATES
  435.                                             Case #:        SmitJo1
  436.                                             Case Name:     Smith Retainer
  437.            Case #:        SmitJo1           MasterRcrd #:  SmitJo1 
  438.            Case Name:     Smith Retainer
  439.            MasterRcrd #:  SmitJo1           Case #:        SmitJo2
  440.                                             Case Name:     Smith Contract
  441.                                             MasterRcrd #:  SmitJo1
  442.  
  443.      As can be seen, the SMITJO1 case is its own master, and it also acts 
  444.      as a master for the SMITJO2 case.  In the future, whenever you want to 
  445.      look through ALL of Mr. Smith's cases, it will be easy, because they 
  446.  
  447.  
  448.      INTRODUCTION                         9
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.      all have the same MasterRcrd Number.  MasterRcrd Numbers LINK several 
  454.      cases together for future reference.
  455.  
  456.           Now, on to a related matter.  Unlike some other programs, Bill-
  457.      Power does not require you to set up a separate "client record" before 
  458.      you open any case (or "matter") records for the client.  Each Bill-
  459.      Power case record contains both matter AND client information.  Hence, 
  460.      if you have a client for whom you do not expect to be handling more 
  461.      than one matter, you need open only ONE record (a case record) for 
  462.      him, rather than TWO (a client record and a matter record).  If, sub-
  463.      sequent to your having opened that single record for him, the client 
  464.      comes to you with more work, you may either: 1) do that additional 
  465.      work under the same case already opened, or 2) set up another case for 
  466.      him.  If you do the latter, you may, though you do not HAVE to, link 
  467.      the two cases by making the first record the second's MasterRcrd.
  468.  
  469.           Though BillPower does not REQUIRE you to do so, you may set up 
  470.      something comparable to a separate "client record" for each client 
  471.      before opening actual cases for him.  To do so, you would actually set 
  472.      up a "case" record for the client and use it as a MasterRcrd for the 
  473.      several matters that you handle for him.  After all, a "client record" 
  474.      does nothing more than link several cases together under one client, 
  475.      and a BillPower MasterRcrd can serve the same function.  You would 
  476.      tell BillPower that this record is intended to serve as a simple cli-
  477.      ent record by beginning its "case" name with an asterisk.  An example 
  478.      of a "client" record follows:
  479.  
  480.          MASTER                             SUBORDINATES
  481.                                             Case #:        SmitJo1
  482.                                             Case Name:     Smith Retainer
  483.          Case #:        SmitJo              MasterRcrd #:  SmitJo 
  484.          Case Name:     *John Smith Cases
  485.          MasterRcrd #:  SmitJo              Case #:        SmitJo2
  486.                                             Case Name:     Smith Contract
  487.                                             MasterRcrd #:  SmitJo
  488.  
  489.           In the above example, the SMITJO record is a "client" record, 
  490.      which contains only the client's name, address, salutation, bil-
  491.      ling interval, responsible employee and a "case" name beginning with 
  492.      an asterisk (any other information filled in will be disregarded by 
  493.      BillPower, since this is only a "client", not a real "case", record).
  494.  
  495.  
  496.  
  497.  
  498.           TO SAVE DISK SPACE, MUCH OF THE REST OF THIS SECTION HAS BEEN 
  499.      OMITTED.  THE DOCUMENTATIION YOU RECEIVE WHEN YOU REGISTER WILL BE 
  500.      COMPLETE.
  501.  
  502.  
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.      INTRODUCTION                         10
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.      Control Characters
  514.  
  515.           On-screen instructions will frequently instruct you to press con-
  516.      trol characters.  A control character is represented graphically as a 
  517.      letter preceded by an up caret (eg: ^A or ^H).  If you are instructed 
  518.      to press a control character, you must hold the Ctrl key down, while 
  519.      simultaneously pressing the appropriate letter key.  For example, to 
  520.      press ^O, hold down the Ctrl key and tap the "O" (or "o") key.  Do not 
  521.      actually press the up caret key; the up carrot is used merely as a 
  522.      graphic representation of the control key. 
  523.  
  524.  
  525.      Pausing and Aborting
  526.  
  527.           When you find the computer in the middle of some lengthy proce-
  528.      dure, such as printing a report, and you want to pause, press the 
  529.      space bar.  Doing so will cause the process to stop until you press 
  530.      the space bar again.  This use of the space bar will not work in all 
  531.      of the program's operational modes, but it will in most.  Pressing the 
  532.      space bar will often take a few seconds to have an effect, so be pa-
  533.      tient.
  534.  
  535.           If, instead of wishing that the computer pause in the middle of a 
  536.      procedure, you prefer to abort that procedure altogether, press ESC 
  537.      (the Escape key).  As with the space bar, this key may not work in all 
  538.      parts of the program, and it may take a few seconds to have effect.
  539.  
  540.  
  541.      Printer Toggling and Writing Reports to a Disk File
  542.  
  543.           Whenever you are about to have a report printed on the screen, 
  544.      and you would prefer that it be printed on your printer, press ALT-P 
  545.      (that is, hold down the ALT key and tap "P") just before the report 
  546.      preparation begins.  ALT-P is the printing toggle, and it turns the 
  547.      flow of data to the printer on and off.  You may alternatively send 
  548.      the data to a disk file, instead of the printer, by pressing ALT-F (in 
  549.      place of ALT-P).  The file created or appended, named "TEXT.MX", may 
  550.      then be modified with most any text editor capable of handling indus-
  551.      try-standard ASCII characters.  Writing reports to the disk is useful 
  552.      if you need to make unusual changes.  And you may wish to occasionally 
  553.      write a bill to the disk, so that you can modify it with your word 
  554.      processor before having it printed. 
  555.  
  556.  
  557.      Accounts
  558.  
  559.           Certain accounts are opened and maintained automatically by Bill-
  560.      Power.  These are each case's balance due and aged receivable ac-
  561.      counts.  In order to see one of these accounts' status, you need sim-
  562.      ply (E)dit/Examine the appropriate case's record, as explained in the 
  563.      CASE module section.  
  564.  
  565.  
  566.      INTRODUCTION                         11
  567.  
  568.  
  569.  
  570.  
  571.           Some accounts, however, will NOT be automatically opened by the 
  572.      program.  You will have open them, yourself, in the GENERAL LEDGER 
  573.      module.  These discretionary accounts may include case retainer and 
  574.      trust accounts, as well as escrow, checking, and ANY other type of 
  575.      account you can think of.  BillPower will track up to 4000 such ac-
  576.      counts. 
  577.  
  578.  
  579.      The EDIT Program
  580.  
  581.           There are a few files which will need to be created or modified 
  582.      by BillPower's text editor, EDIT, before you can realize the full pot-
  583.      ential of the program.  For instance, you will certainly want to cus-
  584.      tomize the return address file, so that your correct return address 
  585.      will be reflected on bills prepared by BillPower.  You will have to 
  586.      set up these files only once, unless you wish to subsequently modify 
  587.      them. 
  588.  
  589.           EDIT manipulates simple industry-standard ASCII code.  An extra 
  590.      facility is the ability to embed printer codes in the text prepared 
  591.      with EDIT.  If, for instance, you want your printer to switch to let-
  592.      ter-quality mode when it prepares bills, you could place the appro-
  593.      priate printer code (available in your printer's manual) at the top of 
  594.      the return address file.  To embed any control character (such as the 
  595.      escape character), press ^P first.  For instance, to embed "esc N", 
  596.      actually enter "^P esc N".
  597.  
  598.           You may access EDIT from BillPower's MAIN MENU by pressing ^E.  
  599.      Incidentally, you may also access it directly from the DOS prompt by 
  600.      entering "EDIT". 
  601.  
  602.  
  603.      Deciding which module to use
  604.  
  605.           Use of BillPower requires your understanding its basic modular 
  606.      organization.  Each choice in the MAIN MENU corresponds to a different 
  607.      module.  There is a SERVICE/FEE module, a BILLS module, a DISBURSE-
  608.      MENTS module, and so on.  Whenever you want to do ANYTHING in this 
  609.      program, you should go to the module whose subject matter most prob-
  610.      ably encompasses what you want to do.  For instance, to run a report 
  611.      showing all your services performed during any period, you would go to 
  612.      the SERVICES/FEES module, not to the BILLS module or CASES module.  
  613.      There may be times when your first guess as to the proper module is 
  614.      incorrect.  In that case, take a second guess, and you'll be right.
  615.  
  616.           It is important that you clearly distinguish among the concepts 
  617.      of a disbursement, a receipt, and a service/fee.  If you do not un-
  618.      derstand the differences among them, you will make entries into the 
  619.      wrong modules. 
  620.  
  621.           A service is an amount of WORK performed for a client.  A fee is 
  622.      an amount charged to the client for services performed.  Both services 
  623.      and fees are entered in BillPower's SERVICE/FEE module.
  624.  
  625.      INTRODUCTION                         12
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.           A disbursement is an amount ADVANCED or PAID BY YOU for some-
  631.      thing.  It must be entered in the DISBURSEMENTS module.  If, for in-
  632.      stance, you have paid court costs of $55, this expenditure is a dis-
  633.      bursement.  Do not enter it on a time slip in the SERVICE/FEE module.
  634.  
  635.           A receipt is a sum of money PAID TO YOU.  It is not a disburse-
  636.      ment (which is a sum paid BY you).  BillPower considers receipts to be 
  637.      income, not expenses.  Do not enter into the RECEIPTS module any items 
  638.      purchased by you, since these purchases are properly entered into the 
  639.      DISBURSEMENTS module.  
  640.  
  641.           Receipts are often a source of confusion.  Remember that they are 
  642.      money PAID TO YOU, that is, money that you intend to put into YOUR 
  643.      coffers.  Money given to you in trust is NOT a receipt.  If a client 
  644.      gives you $100 and you intend to put it into trust for him, DO NOT 
  645.      enter it as a receipt.  That $100 should be registered with BillPower 
  646.      in the GENERAL LEDGER module, where you can follow trusts, escrows, 
  647.      retainers, and other types of accounts.  That $100 is not meant to be 
  648.      a present payment to you for past or future services; rather, it is 
  649.      meant to be placed into trust for the client (in the GENERAL LEDGER 
  650.      module).  At some future time, you might withdraw part or all of it 
  651.      from the trust account as a payment to you, but, until that time, it 
  652.      is not a RECEIPT; it is merely money given to you in trust.  Remember, 
  653.      money given to you is a RECEIPT only if it is going directly into YOUR 
  654.      pocket.
  655.  
  656.           Likewise, a disbursement is money paid by YOU, from YOUR FIRM's 
  657.      accounts, not from a trust account.  DO NOT enter as a disbursement 
  658.      any payment from a trust account.  Remember, it is not a disbursement 
  659.      unless it comes from your firm's own funds.  Money taken out of a 
  660.      trust account is NOT a disbursement, as BillPower understands the term 
  661.      -- it is simply a withdrawal of money from an account, to be handled 
  662.      in the GENERAL LEDGER module, not the DISBURSEMENTS module. 
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.  
  676.  
  677.  
  678.  
  679.  
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684.      INTRODUCTION                         13
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.      SETTING UP
  690.  
  691.  
  692.      LOADING BILLPOWER
  693.  
  694.           The first thing you must do to get BillPower into operation is to 
  695.      make sure that all the files found on the distribution disks are put 
  696.      into the ManageX subdirectory of your hard disk.
  697.  
  698.           When you've done that, you will be ready for the next few para-
  699.      graphs' CAUTION.  Remember that disk data is easily corrupted or des-
  700.      troyed.  Therefore, you should be aware of the need to make backup 
  701.      copies of your data on a daily basis. 
  702.  
  703.           Integra recommends that you keep at least two separate sets of 
  704.      backup disks for your data.  Label the disks in one set "odd" and the 
  705.      other "even".  On odd dates, use the "odd" disks for backups, and on 
  706.      even dates use the "even" ones.  In this way, even in the event that 
  707.      one of your backups sets fails, you will still have the other contain-
  708.      ing data no more than two or three working days old.  You should also 
  709.      have another set that you use for weekly backups and yet another for 
  710.      monthly backups.
  711.  
  712.           Note that, as your data base grows over time, you will have to 
  713.      add more backup disks.  When you start out, you'll probably need only 
  714.      one disk in each of your ODD and EVEN sets.  But, as time goes by, 
  715.      you may end up with as many as three or four backups per set.  If 
  716.      your data base grows beyond that, you may decide to erase some 
  717.      files from the hard disk. 
  718.  
  719.           NOTE:
  720.                Before you erase ANY records, you should re-label your 
  721.           most recent set of backup disks as "archives", to be stored 
  722.           perpetually.  You should indicate on them the months whose 
  723.           data they contain.  Then, start a new set of backups (to 
  724.           take the place of the ones converted to archive use).  Bac-
  725.           kup disks are to be used regularly.  Archives are to be 
  726.           stored permanently, so that, if ever needed, you will be 
  727.           able to retrieve data long ago deleted from the hard disk, 
  728.           and no longer being backed up on the backups.
  729.  
  730.                NEVER, NEVER erase any data files until you have first 
  731.           designated your most recent backups disks as archive disks.  
  732.           They must not take the place of archives made earlier; rather,
  733.           they should be ADDED TO your archive collection. 
  734.  
  735.           
  736.      CUSTOMIZING THE PROGRAM
  737.  
  738.           Now that all the BillPower files are located on the ManageX sub-
  739.      directory, you should move to that subdirectory to use the program.  
  740.      To start the program, enter "BP" (or "BP MR" for memory-resident
  741.      service) at the keyboard.
  742.  
  743.      SETTING UP                           17
  744.  
  745.  
  746.  
  747.  
  748.  
  749.           NOTE:
  750.                You must be sure that you are in the hard disk ManageX
  751.           subdirectory.  
  752.  
  753.           FOR USERS FAMILIAR WITH DOS:
  754.                If you wish to access BillPower from a batch file lo-
  755.           cated in another subdirectory, you must put BP.BAT into 
  756.           that other subdirectory and erase it from the ManageX sub-
  757.           directory.  Use EDIT to modify the subdirectory refer-
  758.           ences at the top and bottom of the BP.BAT file.  Do not 
  759.           change BP.BAT's name, and make sure that the subdirectory 
  760.           that contains it is in the DOS path.  NEVER rename BP.BAT 
  761.           (BillPower must always be entered from a batch file called 
  762.           "BP.BAT"), and make no modifications other than to change 
  763.           its references to subdirectories at the top and bottom of 
  764.           the file.
  765.  
  766.           If this is your first use of the program, one of the first 
  767.      screens that appears will contain a series of prompts whose purpose is 
  768.      to find out how your computer system is configured and how you want 
  769.      BillPower to work for you.
  770.  
  771.  
  772.      Period during which no interest will be charged
  773.  
  774.           This figure is the number of days after a bill is sent that you
  775.      will allow a client as a grace period before interest is charged.  If
  776.      you don't intend to charge interest, this figure is irrelevant, and 
  777.      you may ignore the prompt by simply pressing RET.
  778.  
  779.           As you set up each case's record, you will have the opportunity 
  780.      to enter a monthly rate at which interest will be charged the client 
  781.      (if no interest is to be charged, you may just enter "0" at that 
  782.      time).  When that case's monthly bills are prepared, interest will be 
  783.      charged at that rate for all sums from the previous bill which have 
  784.      still not been paid.  HOWEVER, no interest will be charged unless the 
  785.      number of days designated here have elapsed between the invoice date 
  786.      of the previous bill and the invoice date of the new bill being pre-
  787.      pared.  
  788.  
  789.           Let us say, for example, that you enter 30 interest-free days 
  790.      here.  Let us also presume that the client's balance due on the last 
  791.      bill is $100 and that he has paid only $50 since that bill was sent.  
  792.      You are now preparing the next month's bill.  If only 30 days have 
  793.      elapsed between the last bill's invoice date and this one's, no in-
  794.      terest will be charged on the $50 still owed from last month.  If, 
  795.      however, at least 31 days have elapsed, the interest will be charged 
  796.      on the basis of the following calculation:
  797.  
  798.  
  799.  
  800.  
  801.  
  802.      SETTING UP                           18
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.           $   50.00 (still owed) 
  809.           x   interest rate for that case 
  810.           x   number of months entered between the last bill's 
  811.               and this new one's statement dates.
  812.           ------------
  813.           =   interest
  814.  
  815.  
  816.      Lines printed per page on printer 
  817.  
  818.           Most printers are pre-set for 66 rows, unless you change their 
  819.      default settings.  BillPower also assumes a default value of 66, unless 
  820.      you change that assumption here.  If you are using standard letter-
  821.      sized paper, and if your printer uses a spacing of 6 lines to the 
  822.      inch, you do not need to change this value.
  823.  
  824.           If you have a laser printer, you should enter "LASER" at this 
  825.      item.  Doing so will tell BillPower that your printer will handle all 
  826.      the line counting, itself. 
  827.  
  828.  
  829.      Lines from paper top to letterhead bottom
  830.  
  831.           If you will not be using letterhead paper, skip this item.  If, 
  832.      however, BillPower will be printing statements onto private letterhead 
  833.      paper, it must know how far down the page to begin printing.  Measure 
  834.      the distance from the top of the page to the bottom of the letterhead 
  835.      as accurately as possible.  Then enter the number of lines (at 6 
  836.      lines to the inch) that can be printed in that space.  For instance, 
  837.      if the distance were 2.2 inches, you would enter "13" (for "13 
  838.      lines").  
  839.  
  840.  
  841.      Printer Initialization Code
  842.  
  843.           You may need to refer to your printer's manual for this data, 
  844.      which is NOT essential for using BillPower.  Therefore, if you're new 
  845.      to computing, you may want to skip this item for now (by pressing 
  846.      RET), and come back at some later date (after you've had more exper-
  847.      ience with your computer and printer). 
  848.  
  849.           You will almost certainly want reports prepared on your printer 
  850.      to be centered.  However, some printers are incapable of centering 
  851.      paper on the platen.  If you have one of these printers, it must be 
  852.      sent a special code to make it begin printing each line further to the 
  853.      right than usual.  BillPower will send this code if you will tell it 
  854.      here exactly what the code your specific printer expects for a Left 
  855.      Margin change. 
  856.  
  857.           You might also change fonts (to, perhaps, Elite) by sending a 
  858.      code.
  859.  
  860.  
  861.      SETTING UP                           19
  862.  
  863.  
  864.  
  865.  
  866.  
  867.           Your printer's manual contains the proper code instructions.  
  868.      Make sure that the code you supply is a DECIMAL code, not a HEXADECI-
  869.      MAL code.  Fifteen spaces allows you to enter five 3-digit numbers in 
  870.      sequence.  Make sure that each number constituting the code is rep-
  871.      resented as a 3-digit decimal (eg: 52 should be entered as "052", and 
  872.      1 should be entered as "001").
  873.  
  874.           The code you enter need not actually fill fifteen spaces if few-
  875.      er are needed.  Assume, for instance, that you have an Epson printer 
  876.      and that you need to move the margin to the right 4 spaces.  To do 
  877.      so, you must enter nine digits: "027108052".  The "027" translates to 
  878.      the ESC key; "108" translates to "l"; and "052" means a 4-space mar-
  879.      gin ("053" would be a 5-space margin).
  880.  
  881.           Incidentally, what has been described above will probably work 
  882.      just fine for reports.  But a mere five decimal codes may not be 
  883.      enough for the potentially elaborate printer formatting you may want 
  884.      to do for bills.
  885.  
  886.           To further customize your printing for bills, use EDIT to embed 
  887.      printer control codes at the top of the return address file (M-
  888.      RETADD.LTR).  To do so, you have to enter the actual characters, NOT 
  889.      decimal codes, needed to change the printer's characteristics.  If you 
  890.      want to enter a control character, press ^P first.  When you press ^P, 
  891.      nothing will appear on the screen, but EDIT will be primed to assume 
  892.      that the NEXT key pressed is a control key combination.  Assume, for 
  893.      instance, that you need to embed "ESC Q" in the file.  To do so, you 
  894.      would actually enter "^P ESC Q", not just "ESC Q".  Note that the ESC 
  895.      key an other control characters may appear as peculiar symbols on your 
  896.      display.
  897.  
  898.           You may intersperse different printer format codes at different 
  899.      places in your return address file in order to achieve a variety of 
  900.      fonts on the same bill.  You may also place codes into the bill open-
  901.      ing and closing paragraph files, as well as in each signature block 
  902.      file.   
  903.  
  904.           As you can see, BillPower offers you an enormous range of printer 
  905.      formatting flexibility.  But you must know how to use your printer's 
  906.      codes in order to tap into this power.
  907.  
  908.  
  909.      Indent used for client addresses on bills
  910.  
  911.           BillPower will normally print a bill's client address at the left 
  912.      margin (column 0).  If your paper is centered in the printer when 
  913.      bills are prepared, this positioning should allow the address to show 
  914.      through the window in a standard envelope.  If, however, you wish to 
  915.      move the address to the right, you may designate another column.  It 
  916.      is recommended that you leave this figure zero until you attempt to 
  917.      prepare bills and determine that you need to change it.  To change 
  918.  
  919.  
  920.      SETTING UP                           20
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.      this indent (or any of these other setup items) at a later date, you 
  926.      need simply select the (^C)ustomize option from the MAIN MENU. 
  927.  
  928.  
  929.  
  930.  
  931.  
  932.      Account automatically adjusted for disbursements and receipts
  933.  
  934.           BillPower Plus offers simple integrated accounting functions.  
  935.      One way this can be achieved is to allow you to designate the account 
  936.      you want affected whenever you spend or receive money.  If you've 
  937.      opened that account with BillPower, the program will automatically 
  938.      withdraw the amount of any disbursement you make from that account, 
  939.      saving you the time of making a separate account-adjusting entry.  
  940.      Likewise, whenever you make a receipt, a deposit to the designated 
  941.      account will automatically occur.
  942.  
  943.           Assume that you always want your checking account to be adjusted 
  944.      for disbursements and receipts, and that you have opened such an ac-
  945.      count in the General Ledger module, assigning it the account number, 
  946.      "CHECK".  If you enter "CHECK" at the cursor here, the CHECK account 
  947.      will be the one adjusted for disbursements and receipts.  Of course, 
  948.      you should insure that you have previously opened the CHECK account in 
  949.      the General Ledger module. 
  950.  
  951.           If you make an entry here, every time you enter a receipt or dis-
  952.      bursement, you'll be afforded the opportunity to enter up to two ac-
  953.      counts to be automatically adjusted.  One of these account will al-
  954.      ready be filled in (with "CHECK", for example), leaving you one more 
  955.      to enter if you are interested in making a "double entry" to keep your 
  956.      books balanced.
  957.  
  958.           If you make NO entry here, you will not be given the chance to 
  959.      enter any account information when you make a receipt or disbursement 
  960.      record.
  961.  
  962.           If you like the idea of having the automated double entry option 
  963.      available when you enter disbursements or receipts, but don't want the 
  964.      same account (eg: CHECK) every time, you should enter "NUL" here.  
  965.      "NUL" tells BillPower that you want to make use of the program's doub-
  966.      le entry facilities, but don't want the SAME account adjusted for ALL 
  967.      disbursements and receipts.
  968.  
  969.           See the GENERAL LEDGER section for more details.
  970.  
  971.  
  972.      Minimum time charged on Time Slips
  973.  
  974.           If your firm charges clients for a minimum amount of time when-
  975.      ever work is done in their behalf, enter the number of minutes here.  
  976.      For instance, if you always charge clients for at least a quarter-
  977.  
  978.  
  979.      SETTING UP                           21
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.      hour of work whenever you speak to them on the phone or handle any 
  985.      matter for them, you should enter "15" here (a quarter-hour is fif-
  986.      teen minutes).    If you don't have a minimum time that you charge 
  987.      clients, just leave this item as zero.  Of course, the entry made 
  988.      here will affect only cases that are to be charged by the hour, not 
  989.      contingency, fixed fee, or monthly retainer cases. 
  990.  
  991.  
  992.      Screen Colors  
  993.  
  994.           You'll see this prompt only if you have a color video board.  
  995.      Press "M", "S", or "B" until the color combination you want appears. 
  996.  
  997.  
  998.      Employees and their charge rates
  999.  
  1000.           Three timekeepers are allowed in BillPower, while BillPower Plus 
  1001.      allows fifteen.  For each one, you may enter his/her initials and up 
  1002.      to 6 hourly rates, which the program will use to compute client 
  1003.      charges.
  1004.  
  1005.  
  1006.      Tax on services
  1007.  
  1008.           There is another item you may customize, but it's needed so rare-
  1009.      ly that it's not shown on the CUSTOMIZING screen.  This item is a tax 
  1010.      on services.  
  1011.  
  1012.           If services in your area are taxed, you will want BillPower to 
  1013.      automatically compute the tax for you when it prepares bills.  To tell 
  1014.      BillPower what your local tax on services is, exit the program at your 
  1015.      earliest convenience.  Then, re-enter it typing at the DOS prompt, 
  1016.      "BILLPOWR x ?.???", where "?.???" is your local tax.  You need do this 
  1017.      only once; from then, on, BillPower should be loaded with the command, 
  1018.      "BP" (or "BP MR").
  1019.  
  1020.  
  1021.      Using a term other than "case"
  1022.  
  1023.           If you wish to substitute another term for "case", you'll need to 
  1024.      alter the BP.BAT file with EDIT.EXE (Ctrl-E from the Main Menu).  Find 
  1025.      the line that says "billpowr" and change it to "billpowr x x x Project", 
  1026.      "billpowr x x x Job", or "billpowr x x x File", depending upon which 
  1027.      term you wish to take the place of "case".
  1028.  
  1029.  
  1030.      Using 24-hr time and non-dollar monetary symbols
  1031.  
  1032.           BillPower normally uses 12-hr time whenever you enter a timeslip.  
  1033.      If you would prefer to use 24-hr time, you'll need to alter the BP.BAT 
  1034.      file (see "Using a term other than 'case'", above).  The 11th param-
  1035.      eter on the "billpowr" line should be "24hr".  Example:
  1036.  
  1037.  
  1038.      SETTING UP                           22
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042.  
  1043.  
  1044.                       "billpowr x x x File x x x x x x 24hr"
  1045.  
  1046.      To use a monetary symbol other than the dollar sign, the 1st parameter 
  1047.      should be the three-digit decimal code that your computer recognizes 
  1048.      for the desired symbol.  If, for instance, you wish to use the letter 
  1049.      "R" (ASCII decimal code 082), the "billpowr" line might read,
  1050.  
  1051.                        "billpowr 082 x x x x x x x x x 24hr"
  1052.  
  1053.  
  1054.      Using BillPower with desqVIEW 
  1055.  
  1056.                Finally, if you use desqVIEW, you should add a line at the bottom 
  1057.           of the BP.BAT file, saying "EXIT"
  1058.  
  1059.  
  1060.      Wrapping up the Installation
  1061.  
  1062.           You will next be asked whether you need to change any of the 
  1063.      information you have just entered.  If you press "Y", you will be 
  1064.      taken back to the first prompt to start over again.  If you press 
  1065.      "N", you will be asked to confirm today's date.  If the date dis-
  1066.      played is correct, just press RET.  If the date is wrong, you may use 
  1067.      the cursor control keys to highlight the proper date and then press 
  1068.      RET.
  1069.  
  1070.           NOTE:
  1071.                BillPower is designed to be used on a regular basis.
  1072.           If you indicate that today is a date much different from 
  1073.           the last date that the program was used, BillPower will 
  1074.           assume that you have made a mistake.  The program won't 
  1075.           believe you of you tell it that today is 28 or more days 
  1076.           later than the date on which it was last used; nor will 
  1077.           it accept that today is in a month prior to the month in 
  1078.           which it was last used.  Thanks to this date checking,
  1079.           you're not likely to make gross errors in entering dates.
  1080.  
  1081.           In addition to using the cursor control keys to enter highlight 
  1082.      dates on the pop-up calendar, you may also enter them manually.  One 
  1083.      of three formats must be used.  For an example of each, assume that 
  1084.      today is December 1, 1989.  You could enter it as "1 DEC 89", 
  1085.      "12/01/89", or "120189".  
  1086.  
  1087.           Here it should be noted that there are many places in the program 
  1088.      where you will be asked to enter a "Mon Yr" (translation: month and 
  1089.      year).  When you come to such a place, simply enter the first three 
  1090.      characters of the month, then enter a space, and finally enter the 
  1091.      last two digits of the year.  For example, December 1989's "Mon Yr" is 
  1092.      "Dec 89".
  1093.  
  1094.  
  1095.  
  1096.  
  1097.      SETTING UP                           23
  1098.  
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.      OPENING THE DATA FILES
  1105.  
  1106.           After you have entered the date, BillPower will double-check it 
  1107.      and then begin confirming the existence of data files.  If this is 
  1108.      your first use of BillPower, no data files will exist yet, so you will 
  1109.      be asked whether you want to create them.  The specific prompt ap-
  1110.      pearing on the screen will be, "[month] files do not exist -- create 
  1111.      them?"  Answer Yes by pressing "Y", unless, for some reason you do 
  1112.      NOT want to create new files for the month.
  1113.  
  1114.           Next, a message will appear, asking, "Do you want to erase any 
  1115.      old data from the hard disk?"  This message will appear only during 
  1116.      each month's FIRST USE of BillPower.  Keeping some old files may be 
  1117.      useful for referencing data from previous months, but how many old 
  1118.      files you preserve depends upon how much hard disk space you are wil-
  1119.      ling to devote to BillPower, and how much you need for other uses.  It 
  1120.      is recommended that you keep a minimum of a year's-worth of data on 
  1121.      the hard disk.
  1122.  
  1123.           If this is your first use of BillPower, there are no old files, 
  1124.      and you may, therefore, answer the question by pressing the "N" key 
  1125.      (for "No, I do not want to...").  But before you do, please read on, 
  1126.      so that you will gain an understanding of what to do when you reach 
  1127.      this point in the coming months. 
  1128.  
  1129.  
  1130.      Setting up files for a new month
  1131.  
  1132.           Some files used by BillPower keep track of perpetual information 
  1133.      which must be consistent from month to month.  These perpetual files 
  1134.      will be automatically updated by BillPower at the appropriate times.  
  1135.      Other files, however, are month-specific.  These specialized files 
  1136.      will be created "from scratch" each month, and they'll hold that 
  1137.      month's services, disbursements, receipts, adjustments and notes.  
  1138.      They all have names beginning with the name of the month to which they 
  1139.      apply.
  1140.  
  1141.           If you want to clear up some hard disk space by erasing old 
  1142.      monthly files, and if you have not already taken care of that matter, 
  1143.      press "Y" when asked whether you want to erase some old data.  Make 
  1144.      sure, however, that you have floppy archive copies of the files about 
  1145.      to be erased.  You never know when you may need to retrieve some old 
  1146.      data which has been deleted from the hard disk.  If you have not made 
  1147.      the archives AND prepared ALL bills which will draw upon data compiled 
  1148.      during the months you are considering deleting, you should NOT delete 
  1149.      those months' files.
  1150.  
  1151.           After BillPower has erased whatever files you specified (if any), 
  1152.      it will create this month's new files and take you to the MAIN MENU.
  1153.  
  1154.  
  1155.  
  1156.      SETTING UP                           24
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.      MAIN MENU
  1162.  
  1163.           The MAIN MENU reflects the structure of the program.  Look at it 
  1164.      closely.  The message at the bottom requests that you press one of the 
  1165.      letters in parentheses.  If you wish deal with a case (or job/project) 
  1166.      simply press "C" to go to the CASE module.  Once there, you will be 
  1167.      presented with a similar CASE MENU.  The menu in each module is simi-
  1168.      lar to those in all the others. 
  1169.  
  1170.           To manipulate information within data records, press the appro-
  1171.      priate key indicated in parentheses.  For instance, to go to the 
  1172.      (R)eceipt file to enter, change, or otherwise manipulate information 
  1173.      within one of its records, you would press "R".  To enter or manipu-
  1174.      late a (N)ote, press "N".  Bills and most of the "enter/manipulate" 
  1175.      options shown in the center of the screen have separate sections of 
  1176.      these instructions devoted to them; the remaining options are dis-
  1177.      cussed below. 
  1178.  
  1179.  
  1180.      UTILIZE UTILITIES
  1181.  
  1182.           This option takes you to the UTILITIES module, where you can do 
  1183.      several useful things, such as erasing files and and sorting trans-
  1184.      actions chronologically.  Please see the UTILITIES MODULE section for 
  1185.      details.
  1186.  
  1187.  
  1188.      CUSTOMIZE THE PROGRAM  
  1189.  
  1190.           This option allows you to alter the parameters (such as the text 
  1191.      color) you established when you initially entered the program.  See 
  1192.      the CUSTOMIZING THE PROGRAM section (above) for details. 
  1193.  
  1194.  
  1195.      EDIT TEXT FILES   
  1196.  
  1197.           This option will take you directly into the EDIT program.  There, 
  1198.      you can alter many files, including those used for the opening and 
  1199.      closing paragraphs on bills, signature blocks, your income-expense 
  1200.      categories, your chart of accounts, and your return address. 
  1201.  
  1202.  
  1203.      ESC from BILLPOWER
  1204.  
  1205.           This option allows you to exit the program.  Upon leaving Bill-
  1206.      Power, you'll be asked whether you wish to copy your data files.  You 
  1207.      should almost ALWAYS answer affirmatively.  Never fail to heed a hint 
  1208.      to backup your files.  If you do elect to copy your files, you will be 
  1209.      taken through a routine similar to that experienced if you were to 
  1210.      select the "(B)acking up files" option in the UTILITIES module.  See 
  1211.      the UTILITIES MODULE section for details. 
  1212.  
  1213.  
  1214.  
  1215.      MAIN MENU                            25
  1216.  
  1217.  
  1218.  
  1219.  
  1220.      CASE MODULE
  1221.  
  1222.  
  1223.           In the CASE module, you will manipulate case/client records.  You 
  1224.      should regard a case/client record as merely a descriptive cover sheet 
  1225.      that would go into each case's file folder.  This record (or cover 
  1226.      sheet) can be inspected at any time to get a quick overview of the 
  1227.      case's current status in such areas as its balance due and its 
  1228.      aged receivables.  Remember that, anytime you want information on bal-
  1229.      ances due or receivables, you should come to the CASE module.
  1230.  
  1231.  
  1232.      MAKE A NEW RECORD
  1233.  
  1234.           If you press "M", you will be asked to give BillPower a Case Num-
  1235.      ber for the new case.  After you enter it, you will be taken into the 
  1236.      Edit mode, where you can fill in other information pertaining to that 
  1237.      case.
  1238.  
  1239.           NOTE:
  1240.           Though you may use ANY case numbering scheme you like, you are 
  1241.      strongly encouraged to use one in which the case name consists of the 
  1242.      first 4 or 5 letters of the client's last name and the first 2 or 3 
  1243.      letters of his fist name (eg: John Smith's first case would be 
  1244.      "SMITJO1".  Doing so will make case numbers easier to remember and 
  1245.      will also make certain searches for case information proceed more a 
  1246.      little more quickly than if you were to use another scheme.
  1247.  
  1248.           The Edit mode's screen displays some information which you cannot 
  1249.      change, such as the case's balance.  Since the balance is automati-
  1250.      cally updated as each service/fee, disbursement, and receipt entry is 
  1251.      made, you may not alter it here.  If, for some reason, you want to 
  1252.      change this case's total amount due your firm, you must select the 
  1253.      "(A)djustment" option in the MAIN MENU.  The reason that you are not 
  1254.      allowed to make this change directly here is that, if you did so, 
  1255.      there would be no permanent record of the change and its reason.  
  1256.      Forcing you to make an Adjustment will result in the filing of such a 
  1257.      record.
  1258.  
  1259.           For similar reasons, you are also prevented from changing the 
  1260.      receivables displayed.  Note that one of the items reported is 
  1261.      "CrntDue", which represents the amount still due on the last bill that 
  1262.      you sent the client, minus any payments that have been received since 
  1263.      then.  "CrntDue" may well differ from the "Balance" figure, which in-
  1264.      cludes not just the amount due on the last bill, but also ALL the 
  1265.      transactions since then (including services/fees, disbursements, re-
  1266.      ceipts, and adjustments).
  1267.  
  1268.  
  1269.      MasterRcrd Number
  1270.  
  1271.           You will note that this number has already been assigned.  It is 
  1272.  
  1273.  
  1274.      CASE MODULE                          26
  1275.  
  1276.  
  1277.  
  1278.  
  1279.      always initially presumed that a case's master is that case, itself.  
  1280.      If you wish to change it, just use the cursor control and delete keys 
  1281.      to do so.  Once the new masterRcrd number has been entered, BillPower 
  1282.      will search for that case to confirm its existence.  If it cannot 
  1283.      find the masterRcrd, it will tell you so.  If it does find the mas-
  1284.      terRcrd, certain common information will be transferred from that 
  1285.      case to the new one you are now creating.
  1286.  
  1287.           A subordinate case MUST NOT be entered into the file before the 
  1288.      master to which it refers.  A masterRcrd must always have been en-
  1289.      tered into the case file BEFORE its subordinates.
  1290.  
  1291.           The reason many professionals prefer to put all matters under a 
  1292.      single "master" case is that they want the bills sent to their cli-
  1293.      ents to be completely consolidated.  If you have a master with sev-
  1294.      eral subordinates, the bill sent to your client will actually consist 
  1295.      of a separate bill for each subordinate case and a summary sheet con-
  1296.      taining the total amount due for all the cases.  You may believe that 
  1297.      some of your clients will be confused by receiving multiple bills, 
  1298.      especially if, as far as they're concerned, all the matters handled 
  1299.      by one firm should appear on one consolidated bill, rather than sep-
  1300.      arate bills arriving in the same envelope. 
  1301.  
  1302.           Before you begin any cases for a client, you should consider his 
  1303.      nature and decide whether you may ultimately need to set up several 
  1304.      subordinates under one master, or whether all the work you do for him 
  1305.      is appropriate for one case's record.  If you are unsure how to pro-
  1306.      ceed, just set up ONE case for him now.  Then, if, in the future, you 
  1307.      decide that you need to open a case subordinate to the one you orig-
  1308.      inally opened for him, you may do so simply by designating the orig-
  1309.      inal case as the new case's master.  However, you may not subsequent-
  1310.      ly open a new case and call it the original's master, since, as men-
  1311.      tioned above, master records must be opened with BillPower BEFORE any 
  1312.      of their subordinates.
  1313.  
  1314.  
  1315.      Area of Business
  1316.  
  1317.           Next you will come to the "Area of Business".  This must be a 
  1318.      number between 1 and 999 corresponding to the business category which 
  1319.      most closely describes this particular case's subject matter.  You are 
  1320.      free to define your category numbers, using any scheme that you wish.  
  1321.      BillPower uses these numbers during its hunt routine to search for all 
  1322.      cases dealing with similar subjects (if you select the "Area of Busi-
  1323.      ness" Hunt Gates in the Hunt mode).  By running such a hunt, you can 
  1324.      find, among other things, which areas of business bring in the most 
  1325.      money and which areas your firm seems to be concentrating upon.  
  1326.  
  1327.           If you do not know the area of business or its number, and if you 
  1328.      would like some help, press the help key, F1.  You will be shown the 
  1329.      contents of the M-LBAREA.DAT file, which contains a listing of all the 
  1330.      business categories and their corresponding numbers.  When you find 
  1331.  
  1332.  
  1333.      CASE MODULE                          27
  1334.  
  1335.  
  1336.  
  1337.  
  1338.      the area that fits this case, enter its number and proceed to the next 
  1339.      item.  See the CATEGORIES, AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM section 
  1340.      for instructions on how to change M-LBAREA.DAT's contents. 
  1341.  
  1342.  
  1343.      Charging Disbursements
  1344.  
  1345.           "Chrg Dsbrs" is the next item.  BillPower initially assumes that 
  1346.      you will always charge your clients for each disbursement.  When YES 
  1347.      appears next to the 'Chrg Dsbrs' item, this assumption will be fol-
  1348.      lowed for this case.  If you wish to alter this assumption for this 
  1349.      case, press "N" (for NO).  If 'Chrg Dsbrs' is NO, no disbursements 
  1350.      made for this case will be included on the client's bills, unless, at 
  1351.      the time each disbursement is actually entered into the computer, the 
  1352.      amount entry is completed with ^C (for CHARGE) instead of the usual 
  1353.      RET.  If 'Chrg Dsbrs' is YES, all disbursements made for this case 
  1354.      WILL be included on the client's bills, unless, at the time each dis-
  1355.      bursement is entered, the amount entry is completed with ^N (for NO 
  1356.      charge) instead of the usual RET.
  1357.  
  1358.  
  1359.      Responsible and Originating Employees
  1360.  
  1361.           The "Responsible Employee" is the employee who is chiefly respon-
  1362.      sible for the case.  "Orig" is the originating employee.  Here, you 
  1363.      should enter the ID of the employee who brought the case into the 
  1364.      firm. 
  1365.  
  1366.  
  1367.      Opening and Closing Dates
  1368.  
  1369.           The date this case is "Opened" is automatically entered by the 
  1370.      computer, but you may change it if you need to.  When the case is 
  1371.      closed, this item is titled, "Closed", and the date shown is that on 
  1372.      which the case was closed.  See the "Closing and Opening a Case" sec-
  1373.      tion, below.
  1374.  
  1375.  
  1376.      Case Name, Client Name, etc.
  1377.  
  1378.           The "Case Name" is the next item to fill in.  Give the case some 
  1379.      descriptive name (or "style") and enter it here.  Make sure that the 
  1380.      Case Name is a presentable one, since it will appear on all bills 
  1381.      prepared by BillPower.  Do not skip this item.  Each case MUST have a 
  1382.      case name, a case number and a masterRcrd number.
  1383.  
  1384.           If this record is intended to serve merely as a "client" record, 
  1385.      used merely to link other subordinate cases, begin the case name with 
  1386.      an asterisk, "*" (eg: "*Smith Matters"). .cp 3
  1387.  
  1388.           The client's name should be entered with the last name first, 
  1389.      followed by a comma, a space, and the rest of the name.  For instance, 
  1390.  
  1391.  
  1392.      CASE MODULE                          28
  1393.  
  1394.  
  1395.  
  1396.  
  1397.      Mr. & Mrs. John A. Smith should be entered as "Smith, Mr. & Mrs. John 
  1398.      A."  Remember, LAST names should always be entered first, except in 
  1399.      the case of a client which is not a person (eg: IBM Corp), in which 
  1400.      case the first name entered should be the name upon which you want to 
  1401.      index the case.  For instance, The Hartford Group should be entered as 
  1402.      "Hartford Group" so that the indexing name is `Hartford', not `The'. 
  1403.  
  1404.           The program will index cases by the first initial of the cli-
  1405.      ent's last name.   At certain points in the program, you will be able 
  1406.      to find some information very quickly if you enter this initial and 
  1407.      then press the help key, F1.  Remember, the program assumes that 
  1408.      the first name entered is the client's last name, and it is with that 
  1409.      name's first initial that the indexing is done.
  1410.  
  1411.  
  1412.      Miscellaneous Information
  1413.  
  1414.           You may enter up to four lines of miscellaneous information.  
  1415.      This facility is very useful, since you may enter ANYTHING you wish, 
  1416.      such as the court, judge, and opposing counsel.  At any future time, 
  1417.      you may conduct a (H)unt to find all the cases that contain certain 
  1418.      miscellaneous data.  If, for instance, you included in this Miscellan-
  1419.      eous section a West reference key number, you could later find all 
  1420.      your cases that fall into that key number classification.  Be as brief 
  1421.      as you can here, so that you will have room to fill in lots of data on 
  1422.      these four lines.  Use abbreviations (eg: "OC:" for "Opposing Coun-
  1423.      sel:", or "WK:" for "West Key Number:" ), and be consistent in your 
  1424.      entries from case to case.  
  1425.  
  1426.           At various times in the life of a case, you may enter "markers" 
  1427.      into the Miscellaneous sections.  For instance, if some cases are 
  1428.      turned over to a collection agency, you could "mark" each's Miscel-
  1429.      laneous section with some notation, such as "(Clctn)".  Then, when-
  1430.      ever you wanted to find ALL such cases quickly, you could conduct a 
  1431.      (H)unt for all the cases whose Miscellaneous sections contain the 
  1432.      character sequence, "(Clctn)".
  1433.  
  1434.           If you begin the first line with a plus sign ("+"), the top two 
  1435.      miscellaneous lines will be included on this case's bills, just below 
  1436.      the case number and case name.  This feature is useful if, for in-
  1437.      stance, you do lots of work for an insurance company which requires 
  1438.      all bills submitted to contain such things as the accident date and 
  1439.      claim number (there's more on this in the BILLS section of these in-
  1440.      structions).
  1441.  
  1442.           Beginning the first line with a plus will cause this case's bills 
  1443.      to include the first two lines of miscellaneous data.  If there are 
  1444.      portions of the first two lines that you do NOT want to appear on 
  1445.      bills, enclose those portions inside curly brackets, "{" and "}".  
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.      CASE MODULE                          29
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.      Billing Format and Interval
  1459.  
  1460.           The "Billing Format" you wish to use for this case may be any of 
  1461.      seven basic choices, ranging from 2 (the format disclosing the least 
  1462.      information to the client), through 6 (the most explicit), to 8.  
  1463.      Formats 0 and 1 also exist to automatically provide an asterisk at the 
  1464.      beginning of certain Description entries, but they are subjects 
  1465.      reserved for discussion later.  All the formats are similar to one 
  1466.      another, though some provide information lacking in others.  Each of 
  1467.      the formats includes a salutation and signature block, unless you 
  1468.      enter a minus after the format number.  For example, format "6-" is 
  1469.      identical to format "6", except that it does not include a salutation 
  1470.      or signature.  There's more on this subject in the BILLS section, and 
  1471.      examples of the various formats may be found in the Appendix.  
  1472.  
  1473.           The "Intvl" is the billing interval, in months.  Here, you should 
  1474.      enter the number of months between the bills your firm will send out 
  1475.      for the case.  The number must be from 1 to 6.  As examples, you 
  1476.      should enter "1" for monthly, "3" for quarterly, and "6" for 
  1477.      semiannual, billing.
  1478.  
  1479.  
  1480.      Salutation
  1481.  
  1482.           If you want a salutation (eg: "Dear Mr. Smith:") to appear on 
  1483.      this client's bills, enter it here.
  1484.  
  1485.  
  1486.      Methods of Charging Your Clients
  1487.  
  1488.           The "TmKeepr Rate Level" is the hourly rate level (1 to 6) at 
  1489.      which you wish this case to be charged to the client.  Pressing the F1 
  1490.      key at this item will cause BillPower to show you a listing of the 
  1491.      timekeepers and their rates.  The timekeepers and rates were discussed 
  1492.      earlier in the CUSTOMIZING THE PROGRAM section. 
  1493.  
  1494.           If you have an arrangement with your client whereby he is to pay 
  1495.      you a certain amount each month until his debt is paid, enter that 
  1496.      amount as the "MonthlyPmnt".  If the MonthlyPmnt is zero, BillPower 
  1497.      will assume that the client is supposed to pay the whole balance shown 
  1498.      on each bill.  If the MonthlyPmnt item is greater than zero, each bill 
  1499.      for this case will contain a statement reminding the client that he 
  1500.      need pay no more than the MonthlyPmnt, even though it may be less than 
  1501.      the total balance due.  Also, if the MonthlyPmnt is greater than zero, 
  1502.      BillPower will NOT calculate interest for this case, even though you 
  1503.      specify an interest rate, as discussed below. 
  1504.  
  1505.           NOTE:
  1506.                Don't confuse a MonthlyPmnt with a Monthly Retainer 
  1507.           (described below).  The retainer is a regular monthly pay-
  1508.  
  1509.  
  1510.      CASE MODULE                          30
  1511.  
  1512.  
  1513.  
  1514.  
  1515.           ment which is due you, whether or not the client has an 
  1516.           outstanding balance at the time a bill is prepared.  The 
  1517.           MonthlyPmnt is due ONLY if the client has an outstanding 
  1518.           balance.  The MonthlyPmnt is a payment on a debt, while the 
  1519.           retainer is a sum paid to you regularly in order to keep 
  1520.           you "on the line", ready to provide services at the drop of 
  1521.           a hat.
  1522.  
  1523.           If you want the client to be charged no more than a certain 
  1524.      amount per hour, regardless of which employee does work on the case, 
  1525.      enter that amount as the "Max Hourly Rate".  Whenever work is done for 
  1526.      the case, BillPower will calculate the charges based upon the least of 
  1527.      a) the Max Hourly Rate or b) the appropriate TmKeepr Rate Level hourly 
  1528.      rate for the employee who does the work.  If you leave the Max Hourly 
  1529.      Rate at zero, this item will be ignored when charges are calculated, 
  1530.      and the appropriate TmKeepr Rate Level charge rate for the employee 
  1531.      who does the work will be used.
  1532.  
  1533.           If you wish to charge the client interest for any amounts he may 
  1534.      owe you, enter the MONTHLY interest rate as the "IntRate".  Enter it 
  1535.      as a percentage (eg: 1.5% is entered as "1.5", not as ".015").  Dur-
  1536.      ing the billing process, BillPower will calculate simple interest on 
  1537.      the last bill's balance remaining unpaid for the number of days you 
  1538.      specified when you first set up to use the program (see the CUSTOMIZ-
  1539.      ING THE PROGRAM section).  BillPower will also write a service/fee re-
  1540.      cord for that interest, so that you may refer to the interest charge 
  1541.      at a later date.  That record will be entered into the service/fee 
  1542.      file for the EARLIEST month covered by the bill.  So, if the bill 
  1543.      covers JUN 89 to AUG 89, the interest record for that bill will be 
  1544.      put into the JUN 89 service/fee file.  Note that interest added to a 
  1545.      bill will be included in the balance forwarded upon which the next 
  1546.      bill's interest, if any, will be calculated.  Also remember that, 
  1547.      whenever you want to stop charging interest, you need only (E)dit this 
  1548.      case record and enter zero as the interest rate.
  1549.  
  1550.           If you want to charge a flat hourly rate for work done on the 
  1551.      case, regardless of who does the work, enter that rate as the "Flat 
  1552.      Hourly Rate".  If a Flat Hourly Rate is used, that rate will always be 
  1553.      used in the program's calculations for this case, no matter who does 
  1554.      work on the case. 
  1555.  
  1556.           If you wish to charge a fixed fee for this case, enter it next to 
  1557.      the "Fixed Fee" item.  If there is an entry here, no work done for 
  1558.      this case will result in any charges, unless you use ^C to force Bill-
  1559.      Power to calculate a charge for that work (the SERVICES\FEES section 
  1560.      will discuss ^C's use).  In other words, if you classify this case as 
  1561.      a fixed fee case, BillPower will charge the case nothing for services 
  1562.      (though disbursements WILL be charged, regardless of whether the case 
  1563.      is a fixed fee one, as long as the "Chrg Dsbrs" item above is "YES"), 
  1564.      unless you specifically tell it to when you make the service entry.  
  1565.      In most cases, you will probably not instruct BillPower to charge the 
  1566.      fee until the case is completed. 
  1567.  
  1568.  
  1569.      CASE MODULE                          31
  1570.  
  1571.  
  1572.  
  1573.  
  1574.  
  1575.           If you wish to run the case on a contingency, enter the contin-
  1576.      gency rate as the "Cntngnt Percentage".  For example, a one-third 
  1577.      contingency would be entered as "33.33". 
  1578.  
  1579.           If the case is to be managed on a retainer, enter the "Monthly 
  1580.      Retainer" to be charged to the client every month.  As with the fixed 
  1581.      fee and the contingency, BillPower will not charge this case for ser-
  1582.      vices, unless otherwise instructed at the time a service is entered.  
  1583.      If you enter a retainer, the "Retainer Limit" on the next line will 
  1584.      automatically be filled in (you may, of course, change it to any value 
  1585.      you wish).  The purpose of the Retainer Limit is to allow you to set a 
  1586.      limit on the value of work provided each month under the retainer.  
  1587.      Whenever a service or fee is provided which would cause that limit to 
  1588.      be exceeded during any given month, a reminder will appear on the 
  1589.      screen.  You will then have the opportunity to instruct BillPower (by 
  1590.      using ^C) to override the presumption against charging the case for 
  1591.      that service or fee.  In calculating the value of all work done on 
  1592.      retainer cases, BillPower assumes that all services would be charged 
  1593.      at the standard rate, Rate Level 1.  The Retainer Limit has no effect 
  1594.      upon disbursements or upon any type of transaction other than a ser-
  1595.      vice or fee.  In other words, if you set a Retainer Limit, BillPower 
  1596.      will keep track of only the service/fee monthly totals and will inform 
  1597.      you only if a service/fee will cause a month's total to exceed the 
  1598.      Retainer Limit.  
  1599.  
  1600.           Note that BillPower uses the term, "retainer", to mean a recur-
  1601.      ring payment made to the firm each month by the client.  Some firms, 
  1602.      however, use the term to mean a fixed fee paid in advance by the cli-
  1603.      ent.  If a case is to be charged a fixed fee (even though you may call 
  1604.      it a "retainer"), it should be entered next to the "Fixed Fee" item, 
  1605.      whether or not it is to be paid in advance; if it IS paid in advance, 
  1606.      you should, as soon as possible, enter the payment in the RECEIPTS 
  1607.      module, or, if appropriate, enter it as a trust account deposit in the 
  1608.      GENERAL LEDGER module. 
  1609.  
  1610.           If this is a retainer-type case, BillPower will automatically add 
  1611.      the retainer to each bill prepared for the case.  That way, you won't 
  1612.      have to worry about forgetting to make a manual entry for the amount 
  1613.      of the retainer.  If you'd rather not have the retainer added to each 
  1614.      bill automatically, place "DONT-ADD-RETAINER" onto the fourth line of 
  1615.      the Miscellaneous section described above.
  1616.  
  1617.           NOTE:
  1618.                The Fixed or Contingent fee that you enter in this
  1619.           CASE module is merely a reminder that you intend to 
  1620.           charge such a fee at some future date.  Your entry in THIS 
  1621.           module will not result in a charge to the client.  After 
  1622.           all, how can the program know WHEN you wish to charge the 
  1623.           fee?  When you determine that it is time for you to charge 
  1624.           a fee of some sort, you need simply make a fee record in 
  1625.           the SERVICES/FEES module.  For instance, while you are wor-
  1626.  
  1627.  
  1628.      CASE MODULE                          32
  1629.  
  1630.  
  1631.  
  1632.  
  1633.           king on a contingent fee case, BillPower will not calculate 
  1634.           any charges for work done (since it will have no hourly 
  1635.           rate at which to do the figuring).  When you finally win 
  1636.           the case, take a few seconds to manually calculate the re-
  1637.           covery percentage due you and enter that amount as a fee in 
  1638.           the SERVICES/FEES module.  The next bill that goes out will 
  1639.           contain that charge.
  1640.  
  1641.           If you have an agreement with your client, by which you may 
  1642.      charge him for work that you do, but by which the total charges for 
  1643.      services and fees may not exceed a certain amount, enter that amount 
  1644.      as the "Total Srvc/Fee Max".  Whenever a service is performed which 
  1645.      would cause this Max to be exceeded, the program will adjust the am-
  1646.      ount charged for that service to something (perhaps ZERO) which will 
  1647.      keep that client's total bill attributable to services and fees under 
  1648.      the specified Total Srvc/Fee Max.  You may, of course, override this 
  1649.      adjustment at the time the service is entered, if you wish.  This 
  1650.      Total Srvc/Fee Max has no effect on disbursements or on any type of 
  1651.      transaction other than a service or fee.  In other words, if you set a 
  1652.      Total Srvc/Fee Max, BillPower will keep track of only the service and 
  1653.      fee totals and will inform you only if a service/fee will cause the 
  1654.      total to exceed the Max.  
  1655.  
  1656.  
  1657.      Unusual Fee Arrangements
  1658.  
  1659.           If you have a fee arrangement with your client that does not fall 
  1660.      within any of those described above, simply enter it as a Miscellan-
  1661.      eous note.  Make sure, however, that, if it involves an hourly fee of 
  1662.      any sort, that fee is reflected as either the "TmKeepr Rate Level" or 
  1663.      the "Flat Hourly Rate".  If you do not do so, BillPower will not auto-
  1664.      matically calculate charges for work done as it is entered into the 
  1665.      computer.  If, for instance, your deal with the client were that you 
  1666.      were to work at $40 an hour AND receive 20% of any recovery, you would 
  1667.      enter an hourly rate of 40.00 as the Flat Hourly Rate.  You would also 
  1668.      make a Miscellaneous note to the effect that you are to receive 20% of 
  1669.      the recovery.  If you tried to enter 20% next to the "Cntngnt Percen-
  1670.      tage" item, the $40 hourly rate you just entered would disappear, and 
  1671.      BillPower would not be able to automatically calculate charges at 
  1672.      $40/hour.  When the recovery were finally received, you would refer to 
  1673.      your miscellaneous note for confirmation of the contingent percentage 
  1674.      and manually calculate your fee, yourself.
  1675.  
  1676.  
  1677.      Account Information
  1678.  
  1679.           If the case involves the use of an account, such as a trust or 
  1680.      retainer, enter the "Account" number.  The balance for the account 
  1681.      whose number you enter will be displayed to the right.  Each time you 
  1682.      make a transaction for that account (in the GENERAL LEDGER module, not 
  1683.      here), these balances will be automatically updated.
  1684.  
  1685.  
  1686.  
  1687.      CASE MODULE                          33
  1688.  
  1689.  
  1690.  
  1691.  
  1692.           Please note that this account's transactions will appear on any 
  1693.      bills you prepare for the client, unless the account number entered 
  1694.      here is preceded by an asterisk.  For instance, retainer account R-
  1695.      SMITJO1 should be entered as "*R-SMITJO1" if you do not want its 
  1696.      transactions to appear on bills for the case to which that account is 
  1697.      attached (here, for illustration, the R-SMITJO1 account is attached to 
  1698.      the SMITJO1 case). 
  1699.  
  1700.  
  1701.      Periodic/Occasional Billing
  1702.  
  1703.           Whenever you open a new case, you'll be expected to tell Bill-
  1704.      Power whether it is to be billed Periodically or Occasionally.  These 
  1705.      two methods of billing are described in the "WHAT BILLPOWER WILL DO" 
  1706.      section of the INTRODUCTION.
  1707.  
  1708.           You'll make your choice of billing method right after pressing F6 
  1709.      to save a new case to disk.  Or you may press the ALT-F9 key at any 
  1710.      time while you're filling the new case's information.  The currently 
  1711.      selected billing method will be shown in the lower right corner of the 
  1712.      screen as you press ALT-F9.  
  1713.  
  1714.           After a case has been saved, you may subsequently change the 
  1715.      billing method by editing the case and pressing ALT-F9.  But a case's 
  1716.      billing method may be changed only up to the time a first bill is 
  1717.      prepared for the case.  After that, the case's billing method is 
  1718.      "locked in".
  1719.  
  1720.           
  1721.      EDIT/EXAMINE A RECORD
  1722.  
  1723.           The edit mode is useful for two things.  The first is, of course, 
  1724.      to change data pertaining to a case.  The second is to simply examine 
  1725.      that case's data. 
  1726.  
  1727.  
  1728.      Specifying the Case to be Edited
  1729.  
  1730.           The first thing you will be asked after requesting an (E)dit is 
  1731.      the Case Number of the case to be edited.  
  1732.  
  1733.           NOTE:
  1734.                If you do not know it and would like some help, press 
  1735.           F1, and you will be shown a list of all the cases on the 
  1736.           disk.  To narrow the search, you should press the FIRST 
  1737.           letter of the client's last name just before you press F1.  
  1738.           If you precede F1 with a letter, you will be shown only 
  1739.           those cases whose client last names begin with that letter.  
  1740.  
  1741.           If you wish to edit all cases controlled by a certain Master-
  1742.      Rcrd, just press RET when first asked to enter the case number.  You 
  1743.      will then be asked to enter the number of the MasterRcrd whose sub-
  1744.  
  1745.  
  1746.      CASE MODULE                          34
  1747.  
  1748.  
  1749.  
  1750.  
  1751.      cases you wish to edit.  F1 will also work here as it is described in 
  1752.      the preceding paragraph, while pressing RET or ESC will take you back 
  1753.      to the MENU.  After you enter the MasterRcrd Number, you will be pre-
  1754.      sented with the first case on file whose MasterRcrd Number matches the 
  1755.      one you have entered.  After you have finished with that case, you may 
  1756.      press either F6 or ESC.  F6 will cause the next case with that Master-
  1757.      Rcrd Number (if there is one) to appear on the screen, while ESC will 
  1758.      abort the procedure and take you back to the MENU, without showing you 
  1759.      any other cases.
  1760.  
  1761.  
  1762.      Closing & Opening a case 
  1763.  
  1764.           If you wish to close or reopen the case being edited, press ^C 
  1765.      (for "Close/Open toggle"), instead of F6.  Doing so will cause Bill-
  1766.      Power to ask whether you really wish to use the close/open toggle.  If 
  1767.      so, press "Y", and the case will be closed (or reopened, if it had 
  1768.      already been closed).
  1769.  
  1770.           In addition to establishing a closing date, closing a case is 
  1771.      useful to keep it from being billed.  You may occasionally have a 
  1772.      case which you do not want to omit yet, but which you do not want to 
  1773.      bill for a while.  If so, you might consider closing it.  When you're 
  1774.      ready to bill the case again, just open it by pressing ^C while edit-
  1775.      ing the case record.  No closed cases will be billed, unless more 
  1776.      than nine months have elapsed since their last bills.
  1777.  
  1778.  
  1779.      Recent History  
  1780.  
  1781.           While editing a case record, you may obtain a listing of the ser-
  1782.      vices, receipts, notes, etc., pertaining to that case.  If you press 
  1783.      ^R, you will be asked to give earliest date whose information is to be 
  1784.      found.  Just pressing RET will tell BillPower to use a default date 
  1785.      approximately 3 months in the past.  After BillPower has been given a 
  1786.      date, it will begin displaying all the transactions and notes involv-
  1787.      ing that case since that date.  If you wish to obtain a printout, 
  1788.      press ALT-P just before you enter the date.
  1789.  
  1790.  
  1791.      F2 & F10 Keys
  1792.  
  1793.           Pressing the F2 key will cause BillPower to store the client's 
  1794.      name, address and phone number in the computer's electronic memory.  
  1795.      The F10 key will cause that same information to be copied from memory 
  1796.      to the case record being edited.  The ability to copy to and from 
  1797.      memory is useful if you have a client to which you have assigned a 
  1798.      masterRcrd and several subordinates.  If that client changes his ad-
  1799.      dress or phone number, you may make the appropriate changes on the 
  1800.      master record and store that information in memory by pressing F2.  
  1801.      Then, by simply calling each subordinate record to the screen and 
  1802.      pressing F10, the new information will be taken from memory and added 
  1803.  
  1804.  
  1805.      CASE MODULE                          35
  1806.  
  1807.  
  1808.  
  1809.  
  1810.      to that record.  The process can be automated if you select a Master-
  1811.      Rcrd Number, instead of a Case Number, when you enter the (E)dit mode 
  1812.      (if you do this, simply pressing F6, when you are finished editing a 
  1813.      record, will take you to the next case assigned to that masterRcrd). 
  1814.  
  1815.  
  1816.      HUNT FOR SOME INFO
  1817.  
  1818.           If you press "H" while in the CASES MENU, you will be taken to a 
  1819.      Hunt Gates display.  Here, you are to select the gates you want to 
  1820.      affect the search through the case file.  Each Hunt Gate will allow 
  1821.      passage of only those records which contain information consistent 
  1822.      with the parameter you assign it.  For example, if you wanted to find 
  1823.      records of all clients who work for a certain company, you would enter 
  1824.      a portion of the company name at item D (assuming  that you consis-
  1825.      tently used the Addrs1 line for company names).  If you wanted to find 
  1826.      all cases with a certain masterRcrd number, you would enter a portion 
  1827.      of that number at item A.  Entering something at both A and D would 
  1828.      narrow the search to only those cases whose MasterRcrd Numbers and 
  1829.      Addrs1's contained matches for items A and D.
  1830.  
  1831.           A hunt for any item whose entry is alphanumeric (as opposed to 
  1832.      strictly numeric) may be made on the basis of partial entries.  For 
  1833.      instance, if you wished to find all cases whose Addrs1's were either 
  1834.      "Smith Enterprises" or "Smith, Inc", you would need to enter only 
  1835.      "Smith" at item D.  All cases whose Addrs1's contained "Smith" would 
  1836.      be shown to you.  Included among these cases might be "Jones and 
  1837.      Smith, Ltd" and "The John Smith Company".  Any case whose Addrs1 con-
  1838.      tained "Smith" would be included.
  1839.  
  1840.           Following the above example, you could also have chosen to 
  1841.      search for Addrs1's containing "ith".  If you had done so, in addi-
  1842.      tion to all the cases mentioned above, you might also have come ac-
  1843.      ross cases whose Addrs1's were "Ithica Fabricators" and "Lithe Forms, 
  1844.      Inc".
  1845.  
  1846.           NOTE:
  1847.                This valuable partial entry feature is contained in 
  1848.           the Hunt mode of every BillPower module, except BILLING 
  1849.           module (where it's not appropriate).  It is applicable
  1850.           to only alphanumeric items (those which may contain either 
  1851.           letters or numbers).  It does not apply to dates, amounts, 
  1852.           and a few other items.  
  1853.  
  1854.           NOTE:
  1855.                Suppose you elect to enter "SMITJO" at the Case Number 
  1856.           gate.  If there were more than one case whose numbers con-
  1857.           tain that sequence of characters, they would all pass 
  1858.           through that gate.  Hence, SMITJO, SMITJO1, SMITJO2, etc., 
  1859.           would all be selected by BillPower for the hunt report.  If, 
  1860.           however, you wanted only SMITJO to pass through the gates 
  1861.           (to the exclusion of SMITJO1 and SMITJO2), you would have 
  1862.  
  1863.  
  1864.      CASE MODULE                          36
  1865.  
  1866.  
  1867.  
  1868.  
  1869.           to tell BillPower.  You would do this by ending your "SMITJO" 
  1870.           entry by pressing the F7 key, instead of the usual RET.
  1871.           If a Case Number gate is set up for an exact match, a 
  1872.           note will appear to the right, saying, "* exact *".  If no 
  1873.           such note is displayed, then ALL cases whose numbers con-
  1874.           tain matches for the entered character sequence will pass 
  1875.           through the gate.  If the "* exact *" note is shown, then 
  1876.           only the case whose number exactly matches that character 
  1877.           sequence will be reported. 
  1878.  
  1879.           To find cases applicable to a certain areas of business range, 
  1880.      set Gates F and G accordingly.  If all your divorce areas were num-
  1881.      bered between 100 and 150, you would set Gate F to "100" and Gate G to 
  1882.      "150" if you wanted to look for all your divorce work.  To find only a 
  1883.      SINGLE area of business, both Gates F and G (that is, both the lowest 
  1884.      and the highest area of business to be reported) should be identical. 
  1885.  
  1886.           BillPower keeps track of the date that the latest receipt for each 
  1887.      case has been received.  If you wanted to hunt for all cases whose 
  1888.      latest receipt date were before 15 JAN 87, you would select item H 
  1889.      and enter "15 JAN 87".  The hunt performed would select only those 
  1890.      cases for which a receipt had not been received since 15 JAN 87.  
  1891.      This gate allows you to find cases that are seriously in arrears.
  1892.  
  1893.           Another check you might want to make of your cases is to find 
  1894.      which ones have balances due greater than a certain amount or within 
  1895.      a certain range.  For instance, if you wanted to find all cases with 
  1896.      balances between -100 dollars (that is, a $100 credit) and +100 dol-
  1897.      lars ($100 due you), you would select items I and J and enter "-100" 
  1898.      and "100", respectively.  If you wanted to find all cases with bal-
  1899.      ances due of over 500 dollars, you would select item J only and enter 
  1900.      "500".
  1901.  
  1902.           Any gate that is left blank will be considered to be open, allow-
  1903.      ing ANY record to pass through.  In other words, each record will be 
  1904.      deemed to meet that gate's criterion, and, assuming that all the other 
  1905.      gates' criteria are also met, will be displayed during the hunt.  A 
  1906.      "0" entered for some of the numeric items will accomplish the same 
  1907.      purpose that a blank entry does for text items. 
  1908.  
  1909.           To find only retainer cases, or cases which are MasterRcrds, you 
  1910.      would select N or O to change that item's assertion from NO to YES (or 
  1911.      vice versa).  To find only cases which are open or closed, you would 
  1912.      select item L or M.
  1913.  
  1914.           Gate Q is a toggle that switches among the various reports 
  1915.      available: "Standard", "Receivables", "Client Addresses & Phones, 
  1916.      etc,", "Full-Screen Edit", "Labels and Envelopes", and "Letters".
  1917.  
  1918.           To begin the hunt, press F6.  For a printout of the hunt, press 
  1919.      ALT-P just before you press F6.
  1920.  
  1921.  
  1922.  
  1923.      CASE MODULE                          37
  1924.  
  1925.  
  1926.  
  1927.  
  1928.  
  1929.           Once the Hunting process begins, you will be shown the data for 
  1930.      each record conforming to the Hunt gates you have established.  
  1931.  
  1932.           If you have chosen a "Receivables" report, you'll get just what 
  1933.      you expect: a report of each conforming case's aged receivables.
  1934.  
  1935.           The "Client Addresses & Phones" report will give you an alphabet-
  1936.      ized listing of each client, his address, phone, and miscellaneous 
  1937.      information.  Remember, pressing ALT-P just before beginning the re-
  1938.      port will cause it to be sent to the printer.
  1939.  
  1940.           If you have chosen a "Standard" report, data for each conforming 
  1941.      record will appear on one line.  The program will then automatically 
  1942.      search for the next conforming record, display it, then look for the 
  1943.      next one, and so on.  You may make the program pause in its searching 
  1944.      by pressing the space bar.  Pressing ESC will abort the hunting pro-
  1945.      cess.
  1946.  
  1947.           The "Full-Screen Edit" report isn't really a report; rather, it 
  1948.      allows you to view's each conforming record's full summary screen.  As 
  1949.      each case's record is displayed you can actually edit it as if you 
  1950.      were in the (E)dit mode, instead of this (H)unt mode.  Of course, only 
  1951.      one case's data will be displayed on the screen at a time.  Unlike the 
  1952.      Standard summaries routine, this one will not search for the next con-
  1953.      forming file unless you press F6 to indicate that you wish to move on.  
  1954.      If you want to abort the Hunt routine, press ESC instead of F6.
  1955.  
  1956.  
  1957.      Labels and Envelopes  
  1958.  
  1959.           This option allows you to make mailing labels with clients' 
  1960.      names and addresses on them.  The labels used must be of the 1" X 4" 
  1961.      (or 15/16" X 3-1/2") variety and should be pin-fed into your printer 
  1962.      on a continuous sheet.
  1963.  
  1964.           This option will also allow you to print client names and ad-
  1965.      dresses onto envelopes, one at a time.
  1966.  
  1967.           When you enter this option, you will first be asked to designate 
  1968.      the left indentation for your label or envelope printing.  The de-
  1969.      fault is column 0, but you may enter any column between 0 and 45.  
  1970.      The left edge of each printed address will line up at this column on 
  1971.      your printer.  If you are happy with the current indent setting, just 
  1972.      press the RET key.
  1973.  
  1974.           Next, you will be asked whether you want a test pattern printed.   
  1975.      If you answer, "Y", you will see a demonstration of how the printing 
  1976.      will line up on your labels or envelopes.  If you need to reset the 
  1977.      indent and print another test pattern, you will be be afforded the 
  1978.      opportunity. 
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.      CASE MODULE                          38
  1983.  
  1984.  
  1985.  
  1986.  
  1987.  
  1988.           Then, you will be asked whether you want BillPower to pause be-
  1989.      tween addresses.  If you answer "Y", BillPower will stop after each 
  1990.      address is printed and will not proceed until you press the RET key.  
  1991.      If you are just printing labels, you will probably not want to pause. 
  1992.      But if you are printing envelopes, a pause will necessary, so that 
  1993.      you will be able to put each succeeding envelope into the printer.
  1994.  
  1995.  
  1996.      Letters to Clients  
  1997.  
  1998.           This option allows you to prepare many printouts of a short let-
  1999.      ter, each addressed to a different client.
  2000.  
  2001.           BillPower will ask you to enter the name of the file which con-
  2002.      tains the letter.  BillPower will then print the same letter for 
  2003.      each client meeting the parameters you established with the Hunt 
  2004.      Gates.
  2005.  
  2006.           The letter printed by BillPower must have been created with EDIT, 
  2007.      and it must reside in the ManageX subdirectory or on another disk en-
  2008.      tirely.  You will have to experiment with this module before attemp-
  2009.      ting an actual mass mailing.  Just prepare the body of the letter with 
  2010.      EDIT.  Then use this Letters "report" option to run a single letter.  
  2011.      If its format is unsatisfactory, go back to EDIT and make the approp-
  2012.      riate changes.  Repeat this procedure until you are happy with the 
  2013.      results.  Then do the mass mailing.
  2014.  
  2015.           BillPower has the ability to interpret special "tilde" codes in-
  2016.      serted into the text of the letter.  If you use EDIT, these codes will 
  2017.      be listed when you press the F5 key while creating or editing your 
  2018.      letter.  Assume that you want to insert the client's name at some 
  2019.      point in the letter.  To do so, you could place "~D" at the approp-
  2020.      riate spot.  Then, when the letter is being prepared by BillPower, 
  2021.      "~D" will be translated to the name of whatever client is being ad-
  2022.      dressed.  Be sure to set the letter's left margin by placing ".LMx" at 
  2023.      the very beginning of the very first line of the letter (where "x" is 
  2024.      the column where you want the letter to begin printing on your printer 
  2025.      -- typically 8).  If you use ".LMx", there should be nothing else on 
  2026.      that line of the letter; that is, the actual body of the letter should 
  2027.      begin on line 2.  Also, set the letter's line length (the maximum num-
  2028.      ber of spaces in each line -- typically 65) by pressing the F4 key.  
  2029.      An example file called "OVERDUE.LTR" is supplied with BillPower.  It 
  2030.      may be modified for use in your office to send dunning letters to cli-
  2031.      ents who are behind in their payments.  You might also prepare and 
  2032.      keep on hand form letters for such things as welcoming clients and 
  2033.      thanking them for their choosing your firm.
  2034.  
  2035.  
  2036.      Custom Reports  
  2037.  
  2038.           If you would like to print a Custom Report, you should press ^Q 
  2039.  
  2040.  
  2041.      CASE MODULE                          39
  2042.  
  2043.  
  2044.  
  2045.  
  2046.      (Ctrl-Q), instead of just "Q".  When you do, you'll be prompted for 
  2047.      the name of the file containing the custom report you want prepared.  
  2048.  
  2049.           The report you specify must have already been prepared with 
  2050.      EDIT.EXE (^E at the Main Menu).  It should contain "tilde codes" (see 
  2051.      the "Letters" section above) for elements of data you want printed for 
  2052.      each case that meets the parameters you've specified with the Hunt 
  2053.      Gates.  The typical custom report will consist of a single line con-
  2054.      taining a few tilde codes and little else.
  2055.  
  2056.  
  2057.      OMIT ALL RECORDS TAGGED FOR OMISSION
  2058.  
  2059.           Go ahead and press ^O now, even though you may not have marked 
  2060.      any records for omission in the Edit mode.  You will at least see how 
  2061.      the mode operates.  During the omission process, BillPower will look 
  2062.      at each record in the file to see whether it is tagged for omission.  
  2063.      If so, it will be omitted; if not, it will be saved.  There will be a 
  2064.      some of disk drive activity, the length of which depends upon how many 
  2065.      cases BillPower is tracking. 
  2066.  
  2067.  
  2068.  
  2069.  
  2070.  
  2071.  
  2072.  
  2073.  
  2074.  
  2075.  
  2076.  
  2077.  
  2078.  
  2079.  
  2080.  
  2081.  
  2082.  
  2083.  
  2084.  
  2085.  
  2086.  
  2087.  
  2088.  
  2089.  
  2090.  
  2091.  
  2092.  
  2093.  
  2094.  
  2095.  
  2096.  
  2097.  
  2098.  
  2099.  
  2100.      CASE MODULE                          40
  2101.  
  2102.  
  2103.  
  2104.  
  2105.      SERVICES/FEES MODULE
  2106.  
  2107.  
  2108.      MAKE A TIME SLIP OR FEE RECORD
  2109.  
  2110.           If the SERVICES/FEES MENU is being displayed, press "M" to make a 
  2111.      record.  You will be asked to enter the date of the service whose re-
  2112.      cord you are about to create.  All you need to do is use the cursor 
  2113.      control keys to highlight the proper date on the calendar that 
  2114.      appears.  If you wish enter the date manually, be sure to use the pro-
  2115.      per format for entering dates.  
  2116.  
  2117.           NOTE: 
  2118.                If the date is the same as the last date you entered at 
  2119.           the keyboard anywhere in the program, enter "S" (for "same").  
  2120.  
  2121.           If you enter ^T for the date, BillPower will automatically enter 
  2122.      both the current date AND the current time into the time slip.
  2123.  
  2124.  
  2125.      Case Number
  2126.  
  2127.           The next item you will have to fill in is a "Case Number".  Bill-
  2128.      Power will search the case file for your entry.  If such a case does 
  2129.      not exist, you will be told so.  If it does exist, the first several 
  2130.      characters of that case's name will appear to the right. As with en-
  2131.      tering the date, you may shorten your entry here by entering "S" (for 
  2132.      "same") if the case number you wish to enter is the same as the last 
  2133.      case number you have entered anywhere in the program.
  2134.  
  2135.           If you do not know the case number and would like some help, 
  2136.      press F1, and you will be shown a list of all the cases on the 
  2137.      disk.  To narrow the search, you should press the first letter of 
  2138.      the client's last name just before you press F1.  If you precede 
  2139.      F1 with a letter, you will be shown only those cases whose client 
  2140.      last names begin with that letter.
  2141.  
  2142.  
  2143.      Employee
  2144.  
  2145.           If the case you enter exists, the responsible employee will be 
  2146.      displayed as the "Employee" on the next line.  If the person actually 
  2147.      performing the service does not happen to be the employee responsible 
  2148.      for the case, you may change this item appropriately.
  2149.  
  2150.  
  2151.      Description
  2152.  
  2153.           You must next fill in a "Description" of the service performed or 
  2154.      the type of fee being charged.  BillPower has word-wrap ability in 
  2155.      this item.  Don't bother hitting RET to get down to the next line of 
  2156.      the description; when you're at the end of a line, BillPower will aut-
  2157.  
  2158.  
  2159.      SERVICES/FEES MODULE                 41
  2160.  
  2161.  
  2162.  
  2163.  
  2164.      omatically place the cursor at the beginning of the next line.  Your 
  2165.      total entry may be up to 540 characters, but you should be as brief as 
  2166.      possible -- the fewer lines you use in making your entry, the less 
  2167.      disk space will be used to store it.
  2168.  
  2169.  
  2170.      Reformatting
  2171.  
  2172.           If, after making changes to the service description, some lines 
  2173.      are much too short, you may reformat the entire description by pres-
  2174.      sing F3.  Pressing F3 causes extra space at the end of each line to be 
  2175.      filled with data from the following line.  It results in lines that 
  2176.      are about the same length.
  2177.  
  2178.  
  2179.      Long Descriptions
  2180.  
  2181.           If you need more than 540 characters, enter what you can for 
  2182.      this record and then make another record for the rest of the ser-
  2183.      vice or fee description.  Only one of the records created for the 
  2184.      same service or fee description may include Time or AMOUNT entries.  
  2185.      If more than one record for the same service or fee contains Time or 
  2186.      TOTAL entries, the client may be charged more than once for that ser-
  2187.      vice or fee. 
  2188.  
  2189.  
  2190.      Abbreviations
  2191.  
  2192.           Description entries may be shortened (and disk space saved) 
  2193.      through the use of abbreviations or office codes (such codes are con-
  2194.      tained in a file that can be accessed with EDIT -- see the CATEGORIES, 
  2195.      AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM section for details).  To enter a 
  2196.      service code, simply type it and end it with a backslash.  Assume, for 
  2197.      example, that the code for "Office Conference with" were "OC".  If you 
  2198.      wished to enter an office conference with Mr. Smith, you could enter 
  2199.      either "Office Conference with Mr. Smith" or "OC\Mr. Smith".  If you 
  2200.      entered the latter, you could be saving time by typing fewer charac-
  2201.      ters and also saving disk space.  BillPower would know what "OC\" 
  2202.      means.  If you subsequently prepared a bill containing the service 
  2203.      description, "OC\Mr. Smith", BillPower would actually type out "Office 
  2204.      Conference with Mr. Smith".
  2205.  
  2206.           If, when you enter a backslash, the computer's beeper sounds, you 
  2207.      have entered a code or abbreviation which does not exist.  Try again.  
  2208.      If you need to see a listing of the acceptable codes, press the help 
  2209.      key, F1.
  2210.  
  2211.  
  2212.      Private Notes
  2213.  
  2214.           If you wish to enter something for your records but do not 
  2215.      want it to appear on any bills prepared by BillPower, you may en-
  2216.  
  2217.  
  2218.      SERVICES/FEES MODULE                 42
  2219.  
  2220.  
  2221.  
  2222.  
  2223.      close it in curly brackets.  If the service description were 
  2224.      "OC\Mr. Smith {and his wife}", the bill containing that descrip-
  2225.      tion would show only "Office Call with Mr. Smith".  If, for some 
  2226.      reason, you want NONE of your description to appear on the bill, 
  2227.      you could enclose the entire description in curly brackets.
  2228.  
  2229.  
  2230.      Asterisk Suppression
  2231.  
  2232.           Another way to prevent the ENTIRE description from appearing 
  2233.      on bills is to begin the description with an asterisk.  A des-
  2234.      cription, "*OC\Mr. Smith", would not appear on a bill at all.  
  2235.      The advantage of using the asterisk, instead of the curly brac-
  2236.      kets, is that the asterisk will prevent nearly EVERYTHING on the 
  2237.      service record from appearing on any bill.  In addition to the 
  2238.      description, the time spent and employee who did the service will 
  2239.      also be suppressed at bill-printing time.  The only thing from 
  2240.      that service/fee record that will appear on a bill will be the 
  2241.      amount charged, and even that item will appear only indirectly, 
  2242.      as part of the total charges for the month.
  2243.  
  2244.           Who would want to use asterisk-suppression?  The answer is, 
  2245.      those professionals who don't like to itemize their bills, but 
  2246.      prefer instead to send bills containing brief summaries of work 
  2247.      done during each month.  If you are one of these people, you 
  2248.      could make sure that each service description entered during the 
  2249.      month is preceded with an asterisk.  Then, at the end of the 
  2250.      month, you could make a service entry containing a summary of the 
  2251.      work done that month (this entry, of course, would NOT contain an 
  2252.      asterisk, because you would not want it to be suppressed).  The 
  2253.      bill subsequently prepared would show this end-of-month-summary 
  2254.      and the total amount charged for services that month, but no in-
  2255.      dividual service descriptions would appear (because they were 
  2256.      preceded with asterisks).  If you are one who prefers end-of-
  2257.      month summaries to itemized service descriptions, you should 
  2258.      elect to use Billing Format #1 when you set up the record for 
  2259.      each case (in the CASE module, of course).  Format #1 is identi-
  2260.      cal to #2 (the least detailed), except that format #1 automati-
  2261.      cally precedes each service description with an asterisk at the 
  2262.      time the service description is entered into a record.
  2263.  
  2264.           The only difference between a record whose Service or Fee 
  2265.      Description entry begins with an asterisk and one whose doesn't 
  2266.      is that the asterisk will prevent that record from being reflec-
  2267.      ted on bills which are printed for actual mailing to clients.  
  2268.      Pre-bills will not be affected by the asterisk (or by curly brac-
  2269.      kets).
  2270.  
  2271.           NOTE:
  2272.                Remember that, even though the bill mailed to your 
  2273.           client will not contain any description preceded by an as-
  2274.           terisk, the bill's total WILL account for whatever amount 
  2275.  
  2276.  
  2277.      SERVICES/FEES MODULE                 43
  2278.  
  2279.  
  2280.  
  2281.  
  2282.           is charged for each service.  Since the client may not see 
  2283.           the descriptions for all the services for which he is being 
  2284.           charged, he may think that the total amount reflected on 
  2285.           the bill is incorrect.  Therefore, you should insure that 
  2286.           whatever end-of-month summaries you use adequately explain 
  2287.           the charges. 
  2288.  
  2289.  
  2290.      Time Entries and Total Charge
  2291.  
  2292.           Next, enter the "Time Began".  This is the time at which perfor-
  2293.      mance of the service noted above began.  If you wish, you may use "P" 
  2294.      for "PM" and "A" for "AM".  Under this scheme, 10:05 AM would be en-
  2295.      tered as "1005A" and 2:34 PM would be entered as "234P" (colons 
  2296.      aren't needed).  Alternatively, you may enter times with neither a 
  2297.      "P" nor an "A", in which case BillPower will assume that any time bet-
  2298.      ween 12:00 and 6:59 is "PM", while anything between 7:00 and 11:59 is 
  2299.      "AM".   
  2300.  
  2301.             NOTE:
  2302.  
  2303.                  If you want BillPower to pick up the computer's 
  2304.             system time, just enter ^T, instead of the time.  The 
  2305.             first time you enter ^T, the "stopwatch" will begin run-
  2306.             ning -- entering ^T again will stop it.  You may enter 
  2307.             ^T (to start and stop it) at any item on the time slip.  
  2308.             Note that the stopwatch may be started and stopped only 
  2309.             once per time slip.  
  2310.  
  2311.                  Pressing F6 will have the same effect as pressing 
  2312.             ^T a second time, and it will also cause the elapsed 
  2313.             time and amount charged to be calculated as the time 
  2314.             slip is saved.  If you're using BillPower as a memory-
  2315.             resident program, pressing ESC (after having pressed ^T 
  2316.             once to start the timer) will allow you to temporarily 
  2317.             exit the time slip before completing it.  When you pop 
  2318.             back into the program after having finished your work, 
  2319.             you'll be taken immediately to the incomplete time slip, 
  2320.             where you may finish filling it in. 
  2321.  
  2322.  
  2323.           If a FEE, rather than a service, was entered above, DO NOT enter 
  2324.      any times, since times should be used only to reflect the period dur-
  2325.      ing which SERVICES are performed.  Also, if this record is merely a 
  2326.      continuation of the preceding record, do not enter any times if you 
  2327.      already entered such times in the preceding record.  
  2328.  
  2329.           "Time Ended" is the time at which performance of the service 
  2330.      noted above ended.  If you do not wish to enter a Time Began or a 
  2331.      Time Ended, but would prefer to enter just the Time Spent, simply 
  2332.      press RET for each item you do not wish to enter.
  2333.  
  2334.  
  2335.  
  2336.      SERVICES/FEES MODULE                 44
  2337.  
  2338.  
  2339.  
  2340.           Once the beginning and ending times have been entered, the "Time 
  2341.      Spent" on the service will be automatically calculated.  This will be 
  2342.      multiplied by the Service Performer's hourly rate (or the Max Hour-
  2343.      ly Rate for the case, if applicable, whichever is less) and displayed 
  2344.      as the AMOUNT.  If, for some reason, you wish to reflect an amount of 
  2345.      time different from what was calculated by the program, (or if you 
  2346.      skipped the Time Began and Time Ended items) you may enter it at the 
  2347.      "Time Spent" line.  If you wish to charge an amount different from 
  2348.      what BillPower has calculated, you may enter any amount you wish at 
  2349.      the "AMOUNT" line.
  2350.  
  2351.           If you want to record the time spent on the service, but do not 
  2352.      wish to charge the case anything for that service, complete the Time 
  2353.      Began, Time Ended, or Time Spent entry with a ^N (for "no charge"), 
  2354.      instead of RET.  Doing so will cause "NC" to appear at the end of the 
  2355.  
  2356.  
  2357.      "Time Spent" line. 
  2358.  
  2359.           If the case for which you are entering a service is a fixed fee, 
  2360.      contingent, or retainer case, BillPower will automatically assume that 
  2361.      you do not want to charge the case for time spent on specific ser-
  2362.      vices.  If you wish to overrule this assumption, finish your time 
  2363.      entries with ^C (for "charge this time"), instead of RET.
  2364.  
  2365.  
  2366.      Charging rate
  2367.  
  2368.           Whenever you make any changes to a service/fee record, the hour-
  2369.      ly rate at which services will be charged is re-figured.  A series of 
  2370.      default rates are used by the program to arrive at the appropriate 
  2371.      rate for a particular service.  If you wish to enter a special rate 
  2372.      for this service, you may do so here.  If you subsequently come back 
  2373.      to edit this record, the rate may change back to one of the defaults 
  2374.      if you make ANY CORRECTIONS AT ALL to the record.  Therefore, when-
  2375.      ever you edit/examine a service/fee record, be sure to double-check 
  2376.      the rate before you move on with F6. 
  2377.  
  2378.  
  2379.      Next Time Slip
  2380.  
  2381.           To save the service record and move on, press F6.  BillPower will 
  2382.      then automatically take you to another time slip/fee entry record to 
  2383.      be filled out.  If you do not need to make any more entries, just 
  2384.      press F6 again.  
  2385.  
  2386.  
  2387.      Deferred Billing
  2388.  
  2389.           If you wish to indefinitely defer billing this Time Slip or Fee 
  2390.      record, press F7 when the cursor is at one of the top items on the 
  2391.      screen.  Doing so will cause the billing process to skip over this 
  2392.      record.  
  2393.  
  2394.  
  2395.      SERVICES/FEES MODULE                 45
  2396.  
  2397.  
  2398.  
  2399.  
  2400.           The record will be automatically "un-tagged" and forwarded to a 
  2401.      later month's file when you do a chronological sort (in the ^Utilities 
  2402.      module) of this month's files.  Then, when you get ready to do that 
  2403.      later month's bills, you should first do a set of pre-bills.  As you 
  2404.      review the pre-bills, you may elect once again to defer this record 
  2405.      until a still later month.  To do so, you'll have to come back to this 
  2406.      SERVICES module, edit this record, and press F7 to tag it again for 
  2407.      further deferral.  See the Deferred Billing section. 
  2408.  
  2409.      "TO DATE: ..." information
  2410.  
  2411.           If you're doing a time slip or fee record for a case, some of 
  2412.      that case's data will be summarized at the bottom of the screen.  The 
  2413.      "Srvc/Fees" figure is the total services and fees charged to that 
  2414.      case until now (not including the current entry).  Also shown are the 
  2415.      total hours and the value of those hours (at the primary billing rate 
  2416.      of the responsible employee).  "Balance" is the case's current bal-
  2417.      ance due, including all transactions, except the one you're now en-
  2418.      tering.  "CrntDue" is the amount still due on the last bill sent to 
  2419.      the client.  "LastBill" is the date of the last bill sent to the 
  2420.      client.
  2421.  
  2422.  
  2423.      EDIT A TIME SLIP OR FEE RECORD
  2424.  
  2425.           When you choose to (E)dit a record, you will be asked the "Mon 
  2426.      Yr of file to edit".  Here, you should enter the month and year (eg: 
  2427.      NOV 87) during which the record (or records) you wish to edit were 
  2428.      entered.  If the month to be searched happens to be the current 
  2429.      month, just press RET. 
  2430.  
  2431.           The next prompt will be "Case Number".  Here, you should enter 
  2432.      the number of the case whose transaction you wish to find.  If you 
  2433.      know the exact transaction record number to be edited, you may just 
  2434.      press RET, without entering a case.
  2435.  
  2436.           Finally, BillPower asks for the "Record Number to Begin Search".  
  2437.      If you just press RET without entering a record number, BillPower will 
  2438.      show you each time slip or fee record whose case and month of entry 
  2439.      are the same as those you entered above.  The search will begin at 
  2440.      the first record in the file.  To go from each record to the next, 
  2441.      press F6.  To abort the search through the records press ESC.
  2442.  
  2443.           If, however, you DO enter a record number, BillPower will skip 
  2444.      all the records before that one, which will be the first shown to you.  
  2445.      If it happens to be the ONLY one you want to look at, press ESC when 
  2446.      you have finished with it (ESC causes a search to abort, remember?).  
  2447.  
  2448.           If you enter no "Mon Yr", case, or record  number, the Edit mode 
  2449.      will abort (unless there happens to be a transaction entered during 
  2450.      the current month which does not apply to a particular case number).
  2451.  
  2452.  
  2453.  
  2454.      SERVICES/FEES MODULE                 46
  2455.  
  2456.  
  2457.           When you have finished editing/examining a record, press F6 to 
  2458.      store it and to move on to the next record for the date you have de-
  2459.      signated (assuming that you have not designated a record number, in 
  2460.      which case, only one record would be edited).  Pressing ESC will 
  2461.      cause BillPower to store the record and then to leave the Edit mode 
  2462.      without going on to the next record.
  2463.  
  2464.           
  2465.      HUNT FOR INFORMATION     
  2466.  
  2467.           The Hunt Gates in this module work just like those in the CASES 
  2468.      module.  The only difference is that you have a different selection of 
  2469.      gates that you may define.
  2470.  
  2471.           Gate Q toggles among the various types of reports available: 
  2472.      Standard, Income-Expense, Balance Sheet, and Full Screen Edit.
  2473.  
  2474.           Gates L through P tell BillPower which types of transactions to 
  2475.      include in the hunt.  Even though you're in the SERVICES/FEES module, 
  2476.      the hunt you do here can include Disbursements, Receipts, and/or Ad-
  2477.      justments.  If you wish, you can even prevent services/fees from being 
  2478.      included.  Just switch the appropriate gates to "YES" or "NO".
  2479.  
  2480.  
  2481.      ZIP TO A TIME SLIP
  2482.  
  2483.           As you go through a day, you will often find yourself working on 
  2484.      several cases simultaneously.  As you perform a task for each, you 
  2485.      should enter it onto a time slip.  Of course, you may make out a sep-
  2486.      arate time slip for each task performed.  But, alternatively, you may 
  2487.      add each new service performed for a case to the first time slip 
  2488.      opened that day for that case.  If your preference is to keep adding 
  2489.      to the first time slip, you may use this (Z)ip function to find that 
  2490.      record quickly when you need to make an addition.
  2491.  
  2492.           After pressing `Z', you will be shown a list of up to twenty 
  2493.      cases with which you have dealt during the day.  Press the letter 
  2494.      corresponding to the one whose time slip you need to amend. 
  2495.  
  2496.           When the time slip appears, add to it as you wish.  If you want 
  2497.      to begin the automatic timer, press ^T; to stop the timer, press ^T 
  2498.      again (or press F6 or esc).  When the auto timer stops, the dollar 
  2499.      value of this most recent time block will be added to the time slip's 
  2500.      previous total.  Thus, every time you zip to a time slip during the 
  2501.      day, you may keep adding to the total time and dollar amount by simply 
  2502.      pressing ^T when you begin and end your entry.  This auto timer fea-
  2503.      ture is most useful if you keep BillPower in memory at all times 
  2504.      through the use of a multi-tasking program like Software Carousel or 
  2505.      DESQview.  If you want don't have one of those two programs, and you 
  2506.      want the ability to have a time slip timed automatically while you 
  2507.      work on other things, you should get a copy of RAMdesk.  This prog-
  2508.      ram, described elsewhere in the documentation, can act as a pop-up 
  2509.      entry vehicle for BillPower and/or TickleX (Integra's schedule).  One 
  2510.      of RAMdesk's many features is a module in which you can time your 
  2511.      work. 
  2512.  
  2513.      SERVICES/FEES MODULE                 47
  2514.  
  2515.  
  2516.  
  2517.  
  2518.      DISBURSEMENTS MODULE
  2519.  
  2520.  
  2521.           The DISBURSEMENTS module is used for ALL firm disbursements, 
  2522.      whether or not they apply to particular clients or cases.  Office 
  2523.      supply purchases and employee salary payments, for example, should be 
  2524.      recorded in this module, as should all your expenses for the SMITJO1 
  2525.      case.  Anytime the firm transfers some of its money to someone else 
  2526.      (or to someone else's account) for ANY reason, that transfer is a 
  2527.      disbursement which should be entered here.
  2528.  
  2529.  
  2530.      MAKE A DISBURSEMENT
  2531.  
  2532.           Press "M" to make a record.  You will be asked to enter the date 
  2533.      of the disbursement whose record you are about to create.  Be sure to 
  2534.      use the proper format for entering dates, or use "S" (for "same", rem-
  2535.      ember?).
  2536.  
  2537.           BillPower will then take you into the Edit mode, so that you can 
  2538.      enter the new record's data.  You may do so in the manner described 
  2539.      in this manual's preceding sections in their discussions of making 
  2540.      and editing records.  
  2541.  
  2542.           NOTE:
  2543.                In the (M)ake mode, you may save time by entering "S" 
  2544.           (for "same as last entry") for almost any item, such as the 
  2545.           Case Number.  "S" will cause the Case Number, etc., from 
  2546.           the last record entered to be entered again.
  2547.  
  2548.           Most of the items to be filled in are comparable to those dis-
  2549.      cussed previously in the SERVICES/FEES section.  There are, however, a 
  2550.      few new items with which you need to be familiar. 
  2551.  
  2552.  
  2553.      Category
  2554.  
  2555.           If you wish to later be able to sort your disbursements by cate-
  2556.      gory, enter the category number (1 to 9999) here.  If you are in doubt 
  2557.      about the appropriate category number, press F1 for a listing. If the 
  2558.      list does not have the category you wish, remember that you may modify 
  2559.      it with EDIT to suit your individual needs (see the CATEGORIES, 
  2560.      AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM section). 
  2561.  
  2562.           If the category you enter does not exist, BillPower will tell you; 
  2563.      otherwise, a description of the category will appear at the bottom of 
  2564.      the screen.
  2565.  
  2566.  
  2567.      Payee or Creditor 
  2568.  
  2569.           At the "Payee" item, you should enter the name of the person or 
  2570.  
  2571.  
  2572.      DISBURSEMENTS MODULE                 48
  2573.  
  2574.  
  2575.  
  2576.  
  2577.      company from whom you made the purchase or to whom you made the pay-
  2578.      ment.  You will have to be brief here, since your entry is limited to 
  2579.      only a few characters.  If the disbursement is a simple advance made 
  2580.      directly to a client, enter the client's name here if you did not al-
  2581.      ready enter it as part of the Description just entered. 
  2582.  
  2583.  
  2584.      AMOUNT
  2585.  
  2586.           Next, enter the "AMOUNT".  If you do not know what this amount 
  2587.      should be, just enter zero; you can always come back to this record at 
  2588.      a later date to enter the correct amount when it becomes known.  An 
  2589.      example of this situation would be a long distance telephone call 
  2590.      which you want to enter now, but for which you will not know the 
  2591.      charges until you receive the telephone bill in a few weeks.  If you 
  2592.      enter an amount of zero now, you may subsequently change it by using 
  2593.      the Edit mode.
  2594.  
  2595.           If you want the record to reflect the amount you paid, but do 
  2596.      not wish to charge the client for the disbursement, complete the 
  2597.      "Amount Paid/Owed" with a ^N (for "no charge"), instead of RET.  Do-
  2598.      ing so will cause "NC" to appear at the end of the entry.  
  2599.  
  2600.  
  2601.      Check Number 
  2602.  
  2603.           If you are paying for the disbursement with a check, you may 
  2604.      enter the check number.  This is the number of the check (from the 
  2605.      firm's account) with which the disbursement is being paid.  If you 
  2606.      have already entered a check number during this batch of disbursement 
  2607.      entries, you may just enter "N" (for "next"), and the check number 
  2608.      will be automatically assigned.
  2609.  
  2610.  
  2611.      EDIT A DISBURSEMENT
  2612.  
  2613.           The editing procedures have been covered under "(M)ake a dis-
  2614.      bursement", above.  
  2615.  
  2616.           For a discussion of how to find a specific record, refer to the 
  2617.      section on editing a time slip or fee in the SERVICES/FEES module 
  2618.      section.
  2619.  
  2620.  
  2621.  
  2622.  
  2623.  
  2624.  
  2625.  
  2626.  
  2627.  
  2628.  
  2629.  
  2630.  
  2631.      DISBURSEMENTS MODULE                 49
  2632.  
  2633.  
  2634.  
  2635.  
  2636.      RECEIPTS MODULE
  2637.  
  2638.  
  2639.           The RECEIPTS module is where you enter payments made to you or 
  2640.      your firm.  There are few significant differences between this mod-
  2641.      ule's operation and any other module's.  If you need help with any of 
  2642.      this module's features, please refer to descriptions of comparable 
  2643.      ones in the previous sections of these instructions.  
  2644.  
  2645.           Two items unique to this module are the `Advance' items shown in 
  2646.      the (M)ake and (E)dit modes.  An advance is a sum paid to the client 
  2647.      or on his behalf.  Whenever a disbursement is made on behalf of a 
  2648.      case in the DISBURSEMENTS module, BillPower considers it an `Advance' 
  2649.      to be paid back by the client.  
  2650.  
  2651.  
  2652.  
  2653.  
  2654.  
  2655.  
  2656.  
  2657.  
  2658.  
  2659.  
  2660.  
  2661.  
  2662.  
  2663.  
  2664.  
  2665.  
  2666.  
  2667.  
  2668.  
  2669.  
  2670.  
  2671.  
  2672.  
  2673.  
  2674.  
  2675.  
  2676.  
  2677.  
  2678.  
  2679.  
  2680.  
  2681.  
  2682.  
  2683.  
  2684.  
  2685.  
  2686.  
  2687.  
  2688.  
  2689.  
  2690.      RECEIPTS MODULE                      50
  2691.  
  2692.  
  2693.  
  2694.  
  2695.      ADJUSTMENT MODULE
  2696.  
  2697.           To save disk space, this section has been omitted.  The 
  2698.      documentation you receive when you register will be complete.
  2699.  
  2700.  
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.  
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.  
  2709.  
  2710.  
  2711.  
  2712.  
  2713.  
  2714.  
  2715.  
  2716.  
  2717.  
  2718.  
  2719.  
  2720.  
  2721.  
  2722.  
  2723.  
  2724.  
  2725.  
  2726.  
  2727.  
  2728.  
  2729.  
  2730.  
  2731.  
  2732.  
  2733.  
  2734.  
  2735.  
  2736.  
  2737.  
  2738.  
  2739.  
  2740.  
  2741.  
  2742.  
  2743.  
  2744.  
  2745.  
  2746.  
  2747.  
  2748.  
  2749.  
  2750.      ADJUSTMENT MODULE                    51
  2751.  
  2752.  
  2753.  
  2754.  
  2755.      GENERAL LEDGER MODULE
  2756.  
  2757.  
  2758.           The GENERAL LEDGER module is for maintaining the various accounts 
  2759.      for which your firm is responsible.  Checking, Trust, and Escrow ac-
  2760.      counts are examples.   This module allows you to completely integrate 
  2761.      a chart of accounts into the billing program.  
  2762.  
  2763.           Though it will track both "debit" and "credit" accounts, the de-
  2764.      fault mode for this module provides simple single-entry functionality.  
  2765.      Double-entry accounting is triggered by making an entry at the 
  2766.      "Account automatically adjusted for disbursements and receipts" item 
  2767.      in the CUSTOMIZING routine (accessed by tapping ^C at the menu -- see
  2768.      the SETTING UP section for details).  Use of the program for double-
  2769.      entry accounting will be discussed later.
  2770.  
  2771.  
  2772.      OPEN A NEW ACCOUNT
  2773.  
  2774.           To open an account, select the (O)pen option from the menu.  
  2775.      First, you will be asked to enter an account number.  The number you 
  2776.      assign an account will have a direct bearing upon how easily you are 
  2777.      able to extract information from BillPower's files.  Please see the 
  2778.      NUMBERING SYSTEM PROPOSAL section.
  2779.  
  2780.           Next, you will have to enter a descriptive name for the account, 
  2781.      and you will be asked to designate whether this is to be a (C)redit 
  2782.      or a (D)ebit account.  Any account that would appear as an ASSET on a 
  2783.      balance sheet should be entered as a Debit account.  An account that 
  2784.      will appear as a LIABILITY on the balance sheet is a Credit account.  
  2785.      If you are unsure of your new account's classification, enter "-";  
  2786.      otherwise, enter "C" or "D".
  2787.  
  2788.           BillPower will then ask whether the new account will be used to 
  2789.      hold retainer funds for a case.  If not, answer `N'.  If you answer 
  2790.      `Y', you will be asked to enter the Balance (if any) you would like to 
  2791.      maintain in the account, as well as a minimum acceptable balance.  The 
  2792.      first figure is the balance you would like to maintain in the account 
  2793.      (preferably an amount to which your client has agreed).  The minimum 
  2794.      acceptable balance, on the other hand, is the point at which you will 
  2795.      want to ask your client to replenish this retainer account.  Assume, 
  2796.      for instance, that the account's desired balance is $1000 and that its 
  2797.      minimum acceptable balance is $500.  As you do work for your client, 
  2798.      you will be withdrawing money from this retainer account.  At some 
  2799.      point, you will want to ask your client to replenish the account to 
  2800.      the desired balance of $1000.  This threshold is reached when the ac-
  2801.      count's balance is below $500.  Whenever a bill is sent to the client, 
  2802.      BillPower will check the account balance.  If it is below the minimum 
  2803.      acceptable balance of $500, the bill will contain a request for the 
  2804.      amount needed to bring the account's funds up to the Desired Balance 
  2805.      of $1000.  If the account balance is over the minimum acceptable bal-
  2806.  
  2807.  
  2808.      GENERAL LEDGER MODULE                52
  2809.  
  2810.  
  2811.  
  2812.  
  2813.      ance when the bill is prepared, no such request will be made.
  2814.  
  2815.           Before this section is closed, it should be mentioned that, once 
  2816.      an account is given an Account Number, that number may not be changed.  
  2817.      The descriptive name and all other attributes may be edited, but the 
  2818.      Account NUMBER will be permanent.  If you were allowed to subsequently 
  2819.      change the Account Number, previously-entered transactions involving 
  2820.      that account would be left in "limbo", since they would still be 
  2821.      linked to the OLD Account Number. 
  2822.  
  2823.  
  2824.      MAKE A TRANSACTION ENTRY
  2825.  
  2826.           This straigtforward process is similar to that in the DISBURSE-
  2827.      MENTS module.  However, the "Check Number" item is a little different.
  2828.  
  2829.           The last item to be filled in is the "Check Number".  If the 
  2830.      transaction is for a deposit, just enter "D".  If it is for a with-
  2831.      drawal without the issuance of a check, enter "W".  If it is for a 
  2832.      withdrawal accompanied by the issuance of a check, enter the number of 
  2833.      the check with which the withdrawal from the account will be made.  Do 
  2834.      not enter a check number if the transaction is a deposit (for example, 
  2835.      if you are depositing a client's check into an account, do not enter 
  2836.      the client's check number here -- enter "D", for "Deposit").  The 
  2837.      check number must not be greater than 30000.  Since BillPower will try 
  2838.      to prevent your withdrawing more from the account than is presently 
  2839.      contained therein, always be sure to enter a deposit for an account 
  2840.      before you attempt any withdrawals.
  2841.  
  2842.           If you wish, you may use the same check number on several trans-
  2843.      action records.  You might want to do so if you will be using the 
  2844.      same check to pay for several different categories of expenses.  If 
  2845.      such is the case, make a separate account transaction for each cate-
  2846.      gory and use the same check number for all the transaction records. 
  2847.  
  2848.  
  2849.      HUNTING FOR SOME INFORMATION        
  2850.  
  2851.           The (H)unt routine is similar to those found elsewhere in Bill-
  2852.      Power.
  2853.  
  2854.           Near the end of each hunt will be a listing of the TOTAL DEBITS 
  2855.      and TOTAL CREDITS reported during the hunt.  In arriving at these tot-
  2856.      als, BillPower considers all deposits to debit accounts and all withdra-
  2857.      wals from credit accounts to be DEBITS, while all withdrawals from 
  2858.      debit accounts and all deposits to credit accounts are considered to 
  2859.      be CREDITS.  Deposits and withdrawals from "-" accounts are treated as 
  2860.      if they involved debit accounts.  Also reported is the DIFFERENCE bet-
  2861.      ween the total debits and the total credits.  This difference is use-
  2862.      ful if you are doing double-entry bookkeeping, and you need to see at 
  2863.      a glance whether the total debits and credits balance.  If the DIFFER-
  2864.      ENCE is not zero, then a double-entry error may have been made during 
  2865.  
  2866.  
  2867.      GENERAL LEDGER MODULE                53
  2868.  
  2869.  
  2870.  
  2871.  
  2872.      the period specified in the Hunt Gates.  Remember, this section of the 
  2873.      report shows the totals of only those transactions which meet the par-
  2874.      ameters set by your Hunt Gates.  The total balance for each account is 
  2875.      given in the Account Balances section, described below.
  2876.  
  2877.           The very last thing shown in a hunt will be a listing of the 
  2878.      current account balances.  If a balance is enclosed inside left and 
  2879.      right carets, "<" and ">", it is a Credit account balance.  For repor-
  2880.      ting purposes only, BillPower treats Credit accounts as negative Debit 
  2881.      accounts.  Hence, Credit account balances that are negative will be 
  2882.      ADDED to the total, while positive ones will be SUBTRACTED.  This is 
  2883.      where to quickly find whether your books are properly balanced: if the 
  2884.      account balance totals are not zero, your books are out of balance.
  2885.  
  2886.  
  2887.      OMITTING ACCOUNTS
  2888.  
  2889.           Accounts are omitted by selecting the (^O)mit option in the AC-
  2890.      COUNTS MENU.  The two-step omission process is similar to that found 
  2891.      in the CASES module, but the tagging takes place directly from the 
  2892.      menu, not in the Edit mode. 
  2893.  
  2894.  
  2895.      ORGANIZING YOUR BOOKS
  2896.  
  2897.           Setting up your chart of accounts involves:  1) opening the ac-
  2898.      counts in this GENERAL LEDGER module; and 2) designating your income 
  2899.      and expense categories by entering them into the M-LBCODE.DAT file 
  2900.      (see the CATEGORIES, AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM section of 
  2901.      these instructions).
  2902.  
  2903.                NOTE:
  2904.                     You may optionally open your accounts with the 
  2905.                EDIT program (^E at the main menu).  But be careful 
  2906.                if you so.  Remember that BillPower does not allow 
  2907.                you to change the number of an account, since doing 
  2908.                so may leave in "limbo" some transactions made for 
  2909.                that account before the change.  Because the EDIT 
  2910.                program makes it easy for you to change an account's 
  2911.                number, you must be on your guard not to do so.  It 
  2912.                is recommended that you use EDIT only to set up your 
  2913.                chart of accounts initially.  Thereafter, if you need 
  2914.                to change something, use the editing functions found 
  2915.                in this GENERAL LEDGER module.  After initially estab-
  2916.                lishing the chart of accounts, use EDIT only if you
  2917.                need to change the order in which the accounts appear
  2918.                in the chart of accounts.
  2919.  
  2920.  
  2921.  
  2922.  
  2923.  
  2924.  
  2925.  
  2926.      GENERAL LEDGER MODULE                54
  2927.  
  2928.  
  2929.  
  2930.  
  2931.  
  2932.  
  2933.      Accounts vs. Categories
  2934.  
  2935.           Remember that BillPower draws a clear distinction between an ac-
  2936.      count and an income/expense category.  An account is an actual body 
  2937.      of money.  It is the value of an account that is affected by a re-
  2938.      ceipt or expenditure.
  2939.  
  2940.           A category, on the other hand, is, just as name implies, simply a 
  2941.      type of expense or income.  Though the TRANSACTION involving a cate-
  2942.      gory may AFFECT an account's balance, the category is not, itself, an 
  2943.      account (body of money).  For instance, a rent payment might fall into 
  2944.      an expense category called "rent", but the actual body of money affec-
  2945.      ted is probably the "checking" account.  Though BillPower will, for 
  2946.      any period of time, report the total value of transactions involving 
  2947.      each income and expense category, it does not permanently collect 
  2948.      those figures into an "account".
  2949.  
  2950.           Which categories (not accounts) should you open?  If you're un-
  2951.      sure, just stick with those already contained in the sample income-
  2952.      expense file (M-LBCODE.DAT) provided with BillPower.  Use EDIT (^E in 
  2953.      the MAIN MENU) to examine/edit this file.
  2954.  
  2955.           Which accounts (not categories) should you open?  Basically, the 
  2956.      decision is yours.  If you're unsure, you might consider using these 
  2957.      as an absolute minimum:
  2958.  
  2959.           ACCOUNT NUMBER   DESCRIPTIVE NAME       CREDIT or DEBIT
  2960.           -------------------------------------------------------
  2961.           CHECK            CHECKING ACCOUNT       Debit
  2962.           EQUITY           GENERAL EQUITY         Credit
  2963.  
  2964.           As the need arises, also open escrow and retainer accounts.  Give 
  2965.      each client's retainer/escrow a unique number and name.  Since the 
  2966.      funds in such accounts are not yours, you might consider them to be 
  2967.      neither CREDIT not DEBIT.  If such is the case, choose "-" as the 
  2968.      CREDIT/DEBIT category (signifying neither). 
  2969.  
  2970.  
  2971.      DOUBLE ENTRY ACCOUNTING
  2972.  
  2973.           If you've customized the program properly, you'll be afforded the 
  2974.      double entry option.  If you opt for double entry, you must be abso-
  2975.      lutely sure that you understand the concept completely.  If you don't, 
  2976.      you'll just be wasting your time and possibly ruining your books.
  2977.  
  2978.           With this option in effect, you will be allowed to make balancing 
  2979.      account entries whenever you enter a disbursement, receipt or General 
  2980.      Ledger transaction.  This option will save you considerable time that 
  2981.      would otherwise have been spent making duplicate account-adjustment 
  2982.      entries.  Your bookkeeping will be automated like never before.  
  2983.  
  2984.  
  2985.      GENERAL LEDGER MODULE                55
  2986.  
  2987.  
  2988.  
  2989.  
  2990.  
  2991.           The double-entry option is just that: an OPTION.  If it's not in 
  2992.      effect, you won't be able to enter balancing account information when 
  2993.      you enter transactions.  But even with the option in effect, it's 
  2994.      still just an option.  You MAY enter balancing account information, 
  2995.      but you don't have to.  Thus, BillPower provides you with a great deal 
  2996.      of flexibility.  But this flexibility may also allow you to make mis-
  2997.      takes that will cause your books to go out of balance.  The program 
  2998.      checks for non-balancing entries only if you've specified TWO accounts 
  2999.      to be adjusted for a specific transaction.  If you specify only a sin-
  3000.      gle account, BillPower assumes that you're not interested in double 
  3001.      entry for the current transaction.
  3002.  
  3003.           With the double entry option in effect, entering a single dis-
  3004.      bursement or receipt will result in the simultaneous entry of up to 
  3005.      two General Ledger account transactions and the updating of the ba-
  3006.      lances in those accounts. 
  3007.  
  3008.  
  3009.      Designating the accounts to adjust
  3010.  
  3011.           If the double entry option is in effect, you will notice that two 
  3012.      additional items appear on each disbursement and receipt entry screen:
  3013.  
  3014.                              Affected G/L account 1 
  3015.                              Affected G/L account 2
  3016.  
  3017.      BillPower expects you to fill in one or both of these items if you 
  3018.      want the program to automatically adjust its General Ledger accounts 
  3019.      when you complete entering the transaction.  
  3020.  
  3021.           For each of these, you should fill in an account number preceded 
  3022.      by a "+" or "-" (eg: "+CHECK" or "-CHECK").  A "+" indicates that the 
  3023.      amount of the transaction you're entering should be ADDED to the 
  3024.      balance in the specified account, while "-" indicates that the sum 
  3025.      should be SUBTRACTED.  BillPower won't accept an entry that does not 
  3026.      begin with a "+" or "-".
  3027.  
  3028.  
  3029.      Automating the process
  3030.  
  3031.           What's described in the section above will save you the time that 
  3032.      might otherwise be spent making one or two separate General Ledger 
  3033.      entries after you finish entering a disbursement or receipt.  But 
  3034.      things could be further streamlined if BillPower knew the accounts to 
  3035.      adjust without your having to tell it every time you enter a transac-
  3036.      tion.  With a little planning, you can achieve this automation.
  3037.  
  3038.           The first thing you need to do is to decide which of your General 
  3039.      Ledger accounts is the one you will usually want affected whenever you 
  3040.      do a disbursement or receipt.  In all probability, it will be your 
  3041.      firm's checking account.  Assuming that this account has already been 
  3042.  
  3043.  
  3044.      GENERAL LEDGER MODULE                56
  3045.  
  3046.  
  3047.  
  3048.  
  3049.      assigned a number and has also been opened with BillPower, you should 
  3050.      enter that account number at the "Account automatically adjusted..." 
  3051.      prompt in the CUSTOMIZING routine.  
  3052.  
  3053.           If the account that you've specified for automatic adjustment is 
  3054.      not called "NUL", that the program will assume that you want that 
  3055.      account updated EVERY time you make a disbursement or receipt.  At the 
  3056.      time you make each entry, however, you may override this assumption if 
  3057.      you like.  If "NUL" is what you've specified in the CUSTOMIZING rou-
  3058.      tine, then BillPower will make no assumption at all about which 
  3059.      account you want adjusted for each disbursement and receipt.  Instead, 
  3060.      you'll have to fill in the account number "from scratch" each time you 
  3061.      enter a disbursement or receipt. 
  3062.  
  3063.  
  3064.      The other account
  3065.  
  3066.           The discussion in the section above concerned only one account, 
  3067.      the one that you will nearly always want to update whenever you enter 
  3068.      a receipt or disbursement.  If you're interested in keeping your books 
  3069.      balanced, however, you'll also want to fill in a second account num-
  3070.      ber.  
  3071.  
  3072.           Unlike the first account, the second will vary from transaction 
  3073.      to transaction, depending upon the category into which the transaction 
  3074.      falls.  You'll have to be pretty competent with double-entry accoun-
  3075.      ting if you want to be sure to tell BillPower the proper account to 
  3076.      update.  As you enter each disbursement or receipt, you'll have to 
  3077.      decide what the balancing G/L entries should be.  This thought pro-
  3078.      cess, of course, takes time and exposes the system to the possibility 
  3079.      that you may occasionally make a careless decision.  But BillPower 
  3080.      offers you an alternative that will save even  more time and reduce 
  3081.      the potential for error: designating the balancing account entries 
  3082.      well in advance, when you initially set up the program.
  3083.  
  3084.           Before reading further, you should first review the ABBREVIATIONS 
  3085.      and CATEGORIES, AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM section, found 
  3086.      later in these instructions.
  3087.  
  3088.           The discussion of ABBREVIATIONS and CATEGORIES describes three 
  3089.      items that may appear on each line within the M-LBCODE.DAT file, used 
  3090.      by BillPower to store income and expense category information.  But 
  3091.      there is a fourth item that may also be entered on each line that des-
  3092.      cribes an income or expense category.  This fourth item is the G/L 
  3093.      account that you want to adjust every time you enter a transaction 
  3094.      involving that line's category.  
  3095.  
  3096.           The fourth item begins in column 43 (use the TAB key to align the 
  3097.      cursor properly).  The item consists of an account number preceded by 
  3098.      a "+" or "-" (eg: "+EQUITY" or "-EQUITY").  A "+" indicates that you 
  3099.      want to ADD to the account whenever a transaction involving this cate-
  3100.      gory is made, while a "-" indicates that you want to SUBTRACT.  Be 
  3101.  
  3102.  
  3103.      GENERAL LEDGER MODULE                57
  3104.  
  3105.  
  3106.  
  3107.  
  3108.      ABSOLUTELY SURE that you precede each account number with a "+" or a 
  3109.      "-", that each account you specify has previously been opened with 
  3110.      BillPower, and that you align everything properly in the file. 
  3111.  
  3112.           Remember that the account numbers you place into the M-LBCODE.DAT 
  3113.      file are for the secondary (or "balancing") G/L transactions made 
  3114.      automatically when you enter a disbursement or receipt.  The primary 
  3115.      G/L transaction will be determined by your previous entry in the CUS-
  3116.      TOMIZING routine (the "Account automatically adjusted..." item).  The 
  3117.      primary account is the one that BillPower ALWAYS assumes you want ad-
  3118.      justed whenever you enter a disbursement or receipt.  The secondary 
  3119.      account is the one that will balance your books after the adjustment 
  3120.      to the primary account is made.  The primary account is not affected 
  3121.      by the category into which a receipt or disbursement entry falls.  The 
  3122.      secondary account, however, will always be dependent upon the income-
  3123.      expense category. 
  3124.  
  3125.           The primary and secondary accounts you set in the CUSTOMIZING
  3126.      routine and in the M-LBCODE.DAT file will provide BillPower with as-
  3127.      sumptions about which accounts you want to update whenever you enter 
  3128.      an disbursement or receipt.  It will act upon these assumptions, un-
  3129.      less you override them at the time you make the actual transaction 
  3130.      entries.  This degree of flexibility is unique to BillPower.
  3131.  
  3132.  
  3133.  
  3134.  
  3135.  
  3136.  
  3137.  
  3138.  
  3139.  
  3140.  
  3141.  
  3142.  
  3143.  
  3144.  
  3145.  
  3146.  
  3147.  
  3148.  
  3149.  
  3150.  
  3151.  
  3152.  
  3153.  
  3154.  
  3155.  
  3156.  
  3157.  
  3158.  
  3159.  
  3160.  
  3161.  
  3162.      GENERAL LEDGER MODULE                58
  3163.  
  3164.  
  3165.  
  3166.  
  3167.      BILLS 
  3168.  
  3169.  
  3170.           When doing bills, BillPower, unlike some other programs, does not 
  3171.      automatically include all unbilled items in its statements and then 
  3172.      "dump" them from the system.  Instead, BillPower prepares bills for 
  3173.      certain TIME PERIODS (one month, two months, three months, etc.).  
  3174.      Both unbilled transactions AND transactions already billed (if any) 
  3175.      will be included in BillPower's statements.  Of course, transactions 
  3176.      already billed will be included only if you are RE-DOING bills that 
  3177.      have previously been submitted for a certain period.  The client will 
  3178.      never be charged more than once for the same item, but he may see it a 
  3179.      second time if you RE-DO a bill covering the month in which that item 
  3180.      was entered.  If, for instance, you do March's bill at the beginning 
  3181.      of March and again at the end of March, the same items which appeared 
  3182.      on the first bill will appear on the second, but the client won't be 
  3183.      charged a second time for them.  The second bill will simply be re-
  3184.      capping the transactions previously included in the original bill, as 
  3185.      well as including transactions that have occurred subsequent to the 
  3186.      first bill's preparation.
  3187.       
  3188.           This different method of billing allows BillPower to keep ALL 
  3189.      transactions in its data base, even those that have been billed, un-
  3190.      til YOU want to eliminate them.  BillPower won't arbitrarily erase 
  3191.      them.  Thus, you have the flexibility to re-prepare bills many times, 
  3192.      even months after their original preparation.  And, since the trans-
  3193.      actions are not automatically erased by BillPower, those items may be 
  3194.      included in any reports you may wish to prepare at any time in the 
  3195.      future.
  3196.  
  3197.           A consequence of providing you such unprecedented flexibility is 
  3198.      that, under certain circumstances, BillPower may not include all the 
  3199.      transactions you might expect in its bills.  This will occur if, dur-
  3200.      ing THIS month, you are preparing bills for LAST month, and you erron-
  3201.      eously expect transactions entered for THIS month to be included.  
  3202.      Remember, this month's transactions will appear only when THIS month's 
  3203.      bills are done (preferably at the beginning of the next month). 
  3204.  
  3205.           If you want to insure that THIS month's entries are included in 
  3206.      the bills you prepare now, you should do bills for THIS month, not 
  3207.      last month.  Doing bills for this month will force BillPower to auto-
  3208.      matically include LAST month's entries in the bills, AS LONG AS you 
  3209.      have not already prepared last month's bills (if you HAVE already done 
  3210.      last month's bills, this month's will contain transactions entered for 
  3211.      the current month only). 
  3212.  
  3213.  
  3214.  
  3215.  
  3216.  
  3217.  
  3218.  
  3219.  
  3220.  
  3221.      BILLS                                59
  3222.  
  3223.  
  3224.  
  3225.  
  3226.  
  3227.  
  3228.      OVERVIEW
  3229.  
  3230.      COMPOSITION OF A BILL
  3231.  
  3232.           A bill consists of six parts:
  3233.  
  3234.           1  a return address;
  3235.           2  a client name, address and salutation, drawn from the 
  3236.               appropriate case's record at the time of the bill's 
  3237.               preparation;
  3238.           3  an opening statement;
  3239.           4  a basic data section drawn from transaction data at the
  3240.               time of the bill's preparation; 
  3241.           5  a closing statement; and
  3242.           6  a signature block.
  3243.  
  3244.      These components are printed, one after the other onto each client's 
  3245.      statement.  The format of the statements permits the use of 8-1/2" by 
  3246.      11" paper, single sheets or form-feed.  Almost any modern printer may 
  3247.      be used.  All statements should be printed at a pitch of 10 characters 
  3248.      per inch.
  3249.  
  3250.  
  3251.      BILLING FORMATS
  3252.  
  3253.           You select each case's billing format by (M)aking or (E)diting 
  3254.      that case's record (in the CASE module).  The seven formats are all 
  3255.      similar to each other, differing mainly in the amount of service/fee 
  3256.      information provided.  Format 2 is the least informative, while for-
  3257.      mat 6 is the most.
  3258.  
  3259.           There is also format 1, which is essentially similar to format 
  3260.      2, but which automatically inserts an asterisk before each service 
  3261.      description entry, so that the service will not be described on the 
  3262.      bill.  At the time that each service description is entered, this 
  3263.      asterisk may be erased if you want the service to be shown on the 
  3264.      bill.  Remember, asterisks prevent everything but the amount from 
  3265.      showing on the bill (and the amount is reflected only indirectly, in 
  3266.      the totals).  Format 0 is identical to 1, except that, in addition to 
  3267.      automatically inserting an asterisk before each SERVICE description 
  3268.      entry, the program will also precede all DISBURSEMENT, RECEIPT, and 
  3269.      ADJUSTMENT descriptions with asterisks.
  3270.  
  3271.           Each format includes a salutation and signature block, unless 
  3272.      the format number ends with a minus.  For example, "6-" would not 
  3273.      include a salutation and signature block, while format "6" would. 
  3274.  
  3275.           It is suggested that, before you do any actual billings, you 
  3276.      test each billing format, to see which you prefer.  Do a FICTIONAL 
  3277.      client's bill for the current month (be sure you've entered some fic-
  3278.  
  3279.  
  3280.      BILLS                                60
  3281.  
  3282.  
  3283.  
  3284.  
  3285.      tional services, disbursements, and receipts).  Then go to the CASE 
  3286.      module and (E)dit that client's case, in order to change the bil-
  3287.      ling format.  Then do another bill.  Repeat the process until you 
  3288.      have collected several printouts of the different billing formats (2 
  3289.      through 8, and 2- through 8-).  File them for future reference.  Do-
  3290.      ing these practice bills will also allow you to see how you like your 
  3291.      return address, opening & closing paragraphs, and signature blocks.
  3292.  
  3293.  
  3294.      RETURN ADDRESS      
  3295.  
  3296.           The return address must be contained in a file called "M-
  3297.      RETADD.LTR", and it must be located on the hard disk.  Whenever Bill-
  3298.      Power prepares a bill, it will find this file and print it onto the 
  3299.      statement.  This file should, of course, contain the firm's return 
  3300.      address.  It should be created with EDIT before you try to prepare any 
  3301.      statements.  If it is not on the disk when a statement is prepared, no 
  3302.      return address will be printed.  If you plan to use letterhead sta-
  3303.      tionery, erase M-RETADD.LTR from the hard disk and make sure that you 
  3304.      have entered the correct figure for the number of "Lines from paper 
  3305.      top to letterhead printing bottom" in the MAIN MENU's (^C)ustomize 
  3306.      routine.  
  3307.  
  3308.           After the return address (if such a file exists) is printed, 
  3309.      BillPower will print the statement date (selected by you at the time 
  3310.      the statements are prepared), followed by the client's name, address, 
  3311.      and salutation (as stored in the Case record of the case for which the 
  3312.      statement is being prepared).  The statement date will begin in the 
  3313.      same column as the top line of the return address, if the return add-
  3314.      ress file exists; otherwise, it will appear at the left margin.  If 
  3315.      the format chosen for the case whose bill is being prepared ends with 
  3316.      a minus (eg: "6-"), then no salutation will be printed.
  3317.  
  3318.           Between the client address and the salutation will appear a 
  3319.      short reference ("RE:") section, which will include the case Number 
  3320.      and case Name.  Also included will be portions of the case record's 
  3321.      Miscellaneous data IF the first line of that data begins with a plus 
  3322.      sign (see the Miscellaneous discussion in the CASE MODULE section).
  3323.  
  3324.  
  3325.      OPENING STATEMENT
  3326.  
  3327.           Next comes the opening portion of the bill, which should include 
  3328.      any remarks you wish to precede the details of the statement.  An 
  3329.      example would be,
  3330.  
  3331.           Following is a summary of the services we have recently 
  3332.           rendered in your behalf.
  3333.  
  3334.           The opening portion must be in a file named "M-BLOPEN.LTR". M-
  3335.      BLOPEN.LTR is included with the BillPower program as an example.  You 
  3336.      may modify it with EDIT to suit your purposes. 
  3337.  
  3338.  
  3339.      BILLS                                61
  3340.  
  3341.  
  3342.  
  3343.  
  3344.  
  3345.           If you do not want an opening paragraph printed on your state-
  3346.      ments, erase the "M-BLOPEN.LTR" file from your hard disk.
  3347.  
  3348.           After the opening portion is printed, BillPower will print the 
  3349.      statement details.  This part of the statement consists of a listing 
  3350.      of all services, fees, disbursements, income, etc., pertaining to the 
  3351.      case whose statement is being prepared for a certain month. 
  3352.  
  3353.           If you are keeping a retainer or other account for the client, 
  3354.      that account's recent activities will be listed next.  If you don't 
  3355.      want account information to appear on the bill, you should make sure 
  3356.      that the account number, as entered at the bottom of the case's edit 
  3357.      screen (in the CASES module), begins with an asterisk. 
  3358.  
  3359.  
  3360.      OPTIONAL GENERAL OPENING
  3361.  
  3362.           If you'd like a single file to handle ALL the items appearing 
  3363.      before a bill's transaction itemization section, use EDIT.EXE to 
  3364.      create a file called GENERAL.OPN.  If this file exists at the time a 
  3365.      bill is prepared, BillPower will not even look for the return address 
  3366.      or opening paragraph files (M-RETADD.LTR and M-BLOPEN.LTR).  Instead, 
  3367.      it will copy GENERAL.OPN into the top of the bill.
  3368.  
  3369.           GENERAL.OPN will contain tilde codes for a client's name, add-
  3370.      ress, case number, salutation, etc.  A listing of the codes will be 
  3371.      shown to you if you press the F5 key while you're creating or editing 
  3372.      this file.  For instance, the bill's date may be placed anywhere if 
  3373.      you use it's code, ~M.  Any text or codes you place into GENERAL.OPN 
  3374.      will appear above the itemization section of each bill subsequently 
  3375.      prepared by BillPower.
  3376.  
  3377.  
  3378.      CLOSING STATEMENT
  3379.  
  3380.           The closing portion of the bill should include any remarks you 
  3381.      wish to follow the details of the statement.  An example would be,
  3382.  
  3383.           Please promptly pay any amount shown above as being due this 
  3384.           firm.  Thank you.
  3385.  
  3386.           The file containing the closing statement for a bill with a bal-
  3387.      ance owed is "M-BLOWED.LTR".  The file used for a bill with a zero or 
  3388.      credit balance is "M-BLCRDT.LTR".  These files are included with the 
  3389.      BillPower program as examples.  You may modify them with EDIT to suit 
  3390.      your purposes. 
  3391.  
  3392.           If you do not want a closing paragraph printed on your state-
  3393.      ments, erase the appropriate ".LTR" files from your hard disk.
  3394.  
  3395.  
  3396.  
  3397.  
  3398.      BILLS                                62
  3399.  
  3400.  
  3401.  
  3402.  
  3403.  
  3404.  
  3405.      SIGNATURE BLOCK
  3406.  
  3407.           The signature block portion of the bill also requires a file 
  3408.      created by EDIT.  The file name must be "M-SGNxxx.LTR", where "xxx" 
  3409.      are the initials of a timekeeper.  For example, Fred W. Tanner's sig-
  3410.      nature block file would be "M-SGNFWT.LTR", while Jerry Formy's would 
  3411.      be "M-SGNJF.LTR".  The initials used must be consistent with those 
  3412.      found in the ^CUSTOMIZE module (in which you entered each timekeeper's 
  3413.      initials and up to six hourly rates).  "M-SGNSS.LTR" (for employee Sam 
  3414.      Snort) is included with the program as an example. 
  3415.  
  3416.           If you do not want a signature block printed on your statements, 
  3417.      erase the appropriate "M-SGNxxx.LTR" files from your hard disk.
  3418.  
  3419.  
  3420.      SUMMARY SHEET
  3421.  
  3422.           If a master record has any subordinates, the bills for the mas-
  3423.      ter and its subordinates will be prepared, one after the other, be-
  3424.      fore bills for any other cases are done.  After each master's series 
  3425.      of bills is printed, a summary sheet for all its cases will also be 
  3426.      printed.  It will list the amount due (or credit) for each case as-
  3427.      signed to the master and will show a grand total.  You may either 
  3428.      append this sheet to the back of all the bills sent to the client 
  3429.      whose master and subordinates have just been prepared, or you may use 
  3430.      it as a cover sheet for those bills.
  3431.  
  3432.  
  3433.      PREPARING A BILL
  3434.  
  3435.  
  3436.           When you enter the BILLING module, a set of Hunt Gates will 
  3437.      appear.
  3438.  
  3439.           BillPower initially assumes that you intend to send prebills to 
  3440.      the screen, but you may change this assumption, if you wish, by al-
  3441.      tering Gates J and L.  
  3442.  
  3443.           Gate K allows you to designate whether you want to bill cases set 
  3444.      up for Periodic Billing, Occasional Billing, or both.  The default is 
  3445.      "Periodic" because it is those cases you will most frequently want to 
  3446.      bill during a mass billing.
  3447.  
  3448.           An actual bill is one that you actually intend to send to a 
  3449.      client.  Prebills, on the other hand, are intended to be used inter-
  3450.      nally within your office.  They are based upon billing format 6 (the 
  3451.      most informative), but they also contain some extra information not 
  3452.      found in their Actual Bill counterparts, such as the record number of 
  3453.      each transaction included in the statements.  You may use this record 
  3454.      number to quickly locate any record that needs to be altered before an 
  3455.  
  3456.  
  3457.      BILLS                                63
  3458.  
  3459.  
  3460.  
  3461.  
  3462.      Actual Mailing takes place.  If, for instance, disbursement record 34  
  3463.      contains erroneous information, you may change it by editing that re-
  3464.      cord in the DISBURSEMENTS module. 
  3465.  
  3466.  
  3467.      Date of Statement and Month Billed
  3468.  
  3469.           Gate H should show the statement date you wish to appear on each 
  3470.      actual bill prepared.  You should also make sure that Gate I accurate-
  3471.      ly reflects the "Mon Yr" of the month whose bills you wish to pre-
  3472.      pare.  For example, if you are preparing January 1990's bill, Gate I 
  3473.      should show, "JAN 90".
  3474.  
  3475.  
  3476.           NOTE pertaining to cases set up for Periodic billing:
  3477.       
  3478.                If some of the cases whose bills you will be preparing 
  3479.           have billing intervals of more than one month, those bills 
  3480.           will be prepared only if they are due during the month 
  3481.           specified above.  Therefore, be sure that the month you 
  3482.           specify is in the LATEST month which you want included in 
  3483.           the bills prepared.  If a case is due to be billed during 
  3484.           that month, the bill will cover ALL months since that case's 
  3485.           last bill was sent. 
  3486.  
  3487.                If the last bill was prepared during the middle of the 
  3488.           month whose bills you now want prepared, the new bill will 
  3489.           cover that entire month (not just the portion of the month 
  3490.           which was not already billed), as well as subsequent 
  3491.           months.  
  3492.  
  3493.                If a bill is not due for a case whose billing interval 
  3494.           is greater than one month, that case will be skipped for 
  3495.           billing purposes, and no bill will be prepared.  Case skip-
  3496.           ping occurs only in the "Actual Bill" billing mode.  Pre-
  3497.           billing statements, however, may be prepared for any case, 
  3498.           for any month, at any time.  You may also force BillPower to 
  3499.           prepare a case's Actual Bill if you designate its Case Number 
  3500.           on the billing Hunt Gates screen. 
  3501.  
  3502.           Try not to prepare a case's bill for a particular month if there 
  3503.      is any likelihood that more work will be done for that case during 
  3504.      that month, unless that case is set up for Occasional (as opposed to 
  3505.      Periodic) billing.  For example, resist sending the January bills on 
  3506.      19 January if you are likely to do any more work during January.  If 
  3507.      you were to provide some services between the 19th and the 31st, you 
  3508.      would have to re-prepare January's bills in order to advise your cli-
  3509.      ents of those services.  Those services will NOT appear on your Feb-
  3510.      ruary bills if January has already been billed (though January ser-
  3511.      vices WILL appear on February bills if January has NOT been billed 
  3512.      yet).  The only exception to this advice against billing for partial 
  3513.      months is that you may consider such a bill for a particular case if 
  3514.  
  3515.  
  3516.      BILLS                                64
  3517.  
  3518.  
  3519.  
  3520.  
  3521.      you will not be doing any more work for that case during that month 
  3522.      (as would be true if the case were completed) or if that case were set 
  3523.      up for Occasional (not Periodic) billing.
  3524.  
  3525.           It is recommended that you establish a routine whereby you regu-
  3526.      larly prepare each month's bills at the beginning of the following 
  3527.      month (ie: send January's bills sometime in early February).  If you 
  3528.      stick to this routine, your billing will run easily, without your hav-
  3529.      ing to worry about the various caveats contained in this discussion.  
  3530.      If you resist the temptation to alter this routine in what you might 
  3531.      consider "special" circumstances, you will keep your billing proce-
  3532.      dures uncomplicated and smooth.  In those few instances when you MUST 
  3533.      prepare a bill at an unusual time, you can feel confident that Bill-
  3534.      Power will follow your wishes.  But, for the sake of keeping your in-
  3535.      ternal office procedures as simple as possible, strive to do ALL your 
  3536.      billing one time each month.
  3537.  
  3538.  
  3539.      Other Hunt Gates
  3540.  
  3541.           The other Hunt Gates allow you to select the cases for which you 
  3542.      want bills prepared.  For example, to bill only those cases whose last 
  3543.      payments were received before 22 January 1989, select item D and enter 
  3544.      "22 JAN 89".  
  3545.  
  3546.           However, the first time you do your billing each month, you 
  3547.      should do a "MASS BILLING" by leaving Hunt Gates A to G exactly as 
  3548.      they are initially set.  Only by going through this MASS BILLING can 
  3549.      you insure that ALL case due to be billed actually WILL be billed. 
  3550.  
  3551.           When the Hunt Gates initially appear, they will be set to make 
  3552.      BillPower prepare a bill for EVERY Periodic case due for a bill.  A 
  3553.      case is considered due if:  1) the number of months established as its 
  3554.      Billing Interval (in the CASES module) have elapsed since the last 
  3555.      bill was sent; and 2a) that case has had some activity since its last 
  3556.      bill was sent, or 2b) you are due some money for that case.  A case 
  3557.      will also be billed, even if no activity has occurred since a case's 
  3558.      last bill, if nine or more months have elapsed since that bill was 
  3559.      sent or if more than a couple of months have passed since that case 
  3560.      was opened.  
  3561.  
  3562.           IF YOU WANT ALL CASES DUE BILLS TO ACTUALLY HAVE BILLS PREPARED, 
  3563.      DO NOT CHANGE THE HUNT GATES THAT INITIALLY APPEAR.  ALWAYS MAKE A 
  3564.      PRACTICE OF PREPARING BILLS FOR ALL CASES DUE THEM AT LEAST ONCE A 
  3565.      MONTH.  If the program ever prepares a bill that you didn't specifi-
  3566.      cally request, it will be because that case is in danger of exceeding 
  3567.      nine months without having been billed.
  3568.  
  3569.  
  3570.      First Case to be Prepared
  3571.            
  3572.           After you press F6 to begin the hunt, you may be asked to des-
  3573.  
  3574.  
  3575.      BILLS                                65
  3576.  
  3577.  
  3578.  
  3579.  
  3580.      ignate which MasterRcrd's bills are to be prepared first.  BillPower 
  3581.      initially assumes that you want to start with the first one in the 
  3582.      file, but you may change this assumption by entering the masterRcrd 
  3583.      Number of the case with which you wish to begin.  In most cases, you 
  3584.      should simply press RET to ignore the prompt (and allow BillPower to 
  3585.      stick with its first-case assumption).  But occasionally, you will 
  3586.      want to start somewhere other than at the beginning of the file.  
  3587.  
  3588.  
  3589.      Setting the Print Mode and Aligning the Paper
  3590.  
  3591.           You will next be asked whether the printer is turned on.  If you 
  3592.      want the bills displayed on the screen, answer with an "N"; otherwise, 
  3593.      answer "Y".  If you answer affirmatively, you will be given the op-
  3594.      portunity to select the print mode, using the buttons on the face of 
  3595.      your printer (assuming your printer has this feature).  If your are 
  3596.      happy with the default printer settings, or if you have given Bill-
  3597.      Power (in the CUSTOMIZING THE PROGRAM section) a series of codes to 
  3598.      send the printer before preparing bills, you may wish to ignore this 
  3599.      item.
  3600.               
  3601.           Next, you should align the paper in the printer.  Make sure that 
  3602.      the print head is one inch below the top of the first sheet of paper.  
  3603.      Even if you are using letterhead, you must follow this instruction 
  3604.      (one inch below the PAPER TOP, not below the letterhead).   If you are 
  3605.      using letterhead, though, you should have told BillPower (in the CUS-
  3606.      TOMIZING routine) how many lines there are to the bottom of the let-
  3607.      terhead printing.
  3608.  
  3609.  
  3610.      Cases set for Occasional Billing
  3611.  
  3612.           When BillPower encounters a case set up for billing under the 
  3613.      Occasional method, it will first ask itself whether the case has been 
  3614.      billed previously.  If not, a first bill will be printed. 
  3615.  
  3616.           If a bill has been prepared previously, the screen will clear and 
  3617.      BillPower will offer you the opportunity to designate which period you 
  3618.      wish to bill.  You may elect to prepare a new bill for only those 
  3619.      transactions falling after the last date billed, or you may elect to 
  3620.      re-prepare any of up to ten prior bills.  
  3621.  
  3622.           To prepare a brand new bill, just tap RET.
  3623.  
  3624.           To re-prepare a prior bill, use the arrow keys to specify the 
  3625.      earliest date you want to appear on the bill about to be prepared.  
  3626.      BillPower will identify which of the earlier bills you wish to prepare 
  3627.      by comparing the date you specify to the earliest date covered by each 
  3628.      bill.  Then, you'll be asked whether the bill about to be prepared is 
  3629.      to span only the original bill's period, or whether you want this to 
  3630.      be a special bill that covers everything from the beginning date you 
  3631.      specified, through TODAY. 
  3632.  
  3633.  
  3634.      BILLS                                66
  3635.  
  3636.  
  3637.  
  3638.  
  3639.  
  3640.  
  3641.      PRE-BILLS 
  3642.  
  3643.           The top of a pre-bill will show selected items reflecting the 
  3644.      case's current status.  Such items include the current balance, which 
  3645.      may differ from the final balance shown at the bottom of the bill 
  3646.      (since the end of the month being billed will probably be earlier 
  3647.      than the current date).  The pre-bill will also contain a reference 
  3648.      to the record number of each item reflected thereon.  If you need to 
  3649.      change an item, you will know exactly which record to edit before the 
  3650.      actual bill is sent.
  3651.  
  3652.           The bottom of the pre-bill may contain a reminder ("Apply ... 
  3653.      ___") to apply funds in the client's account to his debt.  The remin-
  3654.      der may also be to the effect that you should consider charging the 
  3655.      client the agreed upon fixed or contingent fee or to charge the client 
  3656.      interest.  If you wish to apply the funds about which you are being 
  3657.      reminded, put a check mark in the blank space, so that your secretary 
  3658.      will know that an appropriate record needs to be entered before the 
  3659.      Actual Bills are prepared.  For instance, if it were now time to 
  3660.      charge the client the agreed-upon fixed fee, you would check "Apply 
  3661.      Fixed Fee ___".  Your secretary would then know that she has to make a 
  3662.      service/fee entry for that case in the amount of the fixed fee before 
  3663.      the Actual Bill for that case is prepared; otherwise, the fixed fee 
  3664.      will not be charged.
  3665.  
  3666.           A pre-bill will show ALL the pertinent data for each transac-
  3667.      tion, even though the actual bill prepared for the same case may be 
  3668.      prepared in a less detailed format and may have some information sup-
  3669.      pressed or expanded.  Abbreviations MAY appear as such on pre-bills, 
  3670.      but actual bills will spell out the items being abbreviated.  Actual 
  3671.      bills will not show items intended to be hidden, such as items whose 
  3672.      descriptions begin with asterisks, but pre-bills will show them.  The 
  3673.      pre-bill is not intended to be a perfect reflection of the actual 
  3674.      bill, but rather an informative tool to help you review what has been 
  3675.      done during the period being billed.
  3676.  
  3677.  
  3678.      DEFERRED BILLING
  3679.  
  3680.           As you screen the items on a pre-bill, you may select some for 
  3681.      editing, some for omission, and some for deferred billing.  If you 
  3682.      select a transaction for deferred billing, you may call the pertinent 
  3683.      record to the screen in the appropriate Edit mode and press F7.  Pres-
  3684.      sing F7 will result in that record's being skipped during actual bil-
  3685.      ling for the month in which the transaction took place.  After the 
  3686.      actual billing takes place, you will have the opportunity to forward 
  3687.      the record to the current month's file, so that it will be picked up 
  3688.      during the next billing cycle (unless, of course, it is again tagged 
  3689.      for deferral when the current month is billed). 
  3690.  
  3691.  
  3692.  
  3693.      BILLS                                67
  3694.  
  3695.  
  3696.  
  3697.  
  3698.           If the month you're billing now IS the current month, you won't 
  3699.      be able to forward the deferred transactions to a future month's 
  3700.      files, since they don't exist yet.  Therefore, you must be sure to go 
  3701.      through a SORT (in the ^Utilities module) for this month before you do 
  3702.      bills for any future months.  The act of chronologically sorting any 
  3703.      month's records automatically forwards deferred items to the current 
  3704.      month.  This should present you no problems, since you will probably 
  3705.      want to conduct a sort just before you do billing, anyway.
  3706.  
  3707.  
  3708.      STATEMENT RE-PREPARATION
  3709.  
  3710.           You should avoid having a bill prepared for a month preceding 
  3711.      one for which another bill has already been prepared.  For example, 
  3712.      if February's bill has already been prepared, and you subsequently 
  3713.      have January's prepared again, you will also have to re-prepare Feb-
  3714.      ruary's.  The reason for this is that the beginning balance for the 
  3715.      bill already prepared for February will have been based upon the en-
  3716.      ding balance for the January bill already prepared.  If you were now 
  3717.      to go back and change January's bill, the January ending balance 
  3718.      might not be the same as it had been before.  Therefore, the begin-
  3719.      ning balance for the February bill already prepared might no longer 
  3720.      be accurate.  Only if you prepare February's (and any other succeed-
  3721.      ing month's) bill again, will all beginning and ending balances be-
  3722.      come consistent again.
  3723.  
  3724.  
  3725.      "UPDATED COPY" BILLS     
  3726.  
  3727.           BillPower will sometimes prepare statements that contain the nota-
  3728.      tion, "**** UPDATED COPY ****".  The reason is that, after having 
  3729.      prepared an (A)ctual statement for a case, you have subsequently 
  3730.      altered the transaction data base upon which that statement was foun-
  3731.      ded.  Assume, for instance, that, on February 20, you prepare a 
  3732.      JAN89-FEB89 bill for the SMITJO1 case.  Then, on February 26, you 
  3733.      enter a new service for that case.  When BillPower takes in that new 
  3734.      service, it will realize that the bill already prepared for February 
  3735.      (the JAN89-FEB89 bill) will need to be redone, to reflect the new 
  3736.      February entry.  Therefore, the next time you do a bill for SMITJO1, 
  3737.      that bill will automatically include the period JAN89-FEB89, so that 
  3738.      the client will be informed of the change.  
  3739.  
  3740.           NOTE:
  3741.                Even if you waited until May to prepare the next bill, 
  3742.           January and February would be included in that bill.  Bill-
  3743.           Power would automatically set the period of that bill to 
  3744.           "FEB89-MAY89", thus insuring inclusion the new transaction.
  3745.  
  3746.      To help keep the client from becoming confused at receiving a second 
  3747.      bill covering a period for which a bill has already been received, 
  3748.      the phrase, "UPDATED COPY", will be printed on the statement.
  3749.  
  3750.  
  3751.  
  3752.      BILLS                                68
  3753.  
  3754.  
  3755.  
  3756.  
  3757.  
  3758.      CUSTOMIZED BILL FORMATS
  3759.  
  3760.           If you like, you may develop your own billing formats.  Each will 
  3761.      consist of three files (developed with EDIT.EXE).  The first will 
  3762.      contain your return address, date, client's address, salutation and 
  3763.      opening paragraph.  The second will contain the format for the bill's 
  3764.      transaction itemization.  The third will contain your closing para-
  3765.      graph, signature block, etc.  Your three files will contain tilde 
  3766.      codes, so that BillPower will know where to substitute what data from 
  3767.      the case and transaction files.  Most of the tilde codes may be seen 
  3768.      if you press the F5 key when using EDIT.EXE to create each file.
  3769.  
  3770.           All three files are named after the format number you wish to 
  3771.      assign to the data they contain.  For instance, if the three files 
  3772.      were for billing format 15, they would be named, "15.OPN", "15.ITM", 
  3773.      and "15.CLS", respectively.  Note that the first file must end with 
  3774.      ".OPN", the second with ".ITM", and the third with ".CLS".  BillPower 
  3775.      comes with three example files for billing format 11.  As you might 
  3776.      guess, they are called "11.OPN", "11.ITM", and "11.CLS".  You should 
  3777.      use those files as models for whatever billing formats you develop.  
  3778.      The ITM file you set up must be IDENTICAL in general layout to the 
  3779.      11.ITM file.  Every line beginning with a left curly bracket, "{", 
  3780.      must be preserved.  The only items you may change are on the lines 
  3781.      immediately following those beginning with curly brackets.  It would 
  3782.      be a good idea to copy 11.ITM into your new ITM file when you first 
  3783.      begin setting it up.  After the 11.ITM file has been copied into the 
  3784.      new ITM file, you may then modify it to suit your needs.  To copy any 
  3785.      file into a new file, go to the top line of the new file and press 
  3786.      Ctrl-K, followed by "R"; then, name the file you wish to copy. 
  3787.  
  3788.  
  3789.  
  3790.  
  3791.  
  3792.  
  3793.  
  3794.  
  3795.  
  3796.  
  3797.  
  3798.  
  3799.  
  3800.  
  3801.  
  3802.  
  3803.  
  3804.  
  3805.  
  3806.  
  3807.  
  3808.  
  3809.  
  3810.  
  3811.      BILLS                                69
  3812.  
  3813.  
  3814.  
  3815.  
  3816.      NOTE MODULE 
  3817.  
  3818.           To save disk space, this section has been omitted.  The 
  3819.      documentation you receive when you register will be complete.
  3820.  
  3821.  
  3822.  
  3823.  
  3824.  
  3825.  
  3826.  
  3827.  
  3828.  
  3829.  
  3830.  
  3831.  
  3832.  
  3833.  
  3834.  
  3835.  
  3836.  
  3837.  
  3838.  
  3839.  
  3840.  
  3841.  
  3842.  
  3843.  
  3844.  
  3845.  
  3846.  
  3847.  
  3848.  
  3849.  
  3850.  
  3851.  
  3852.  
  3853.  
  3854.  
  3855.  
  3856.  
  3857.  
  3858.  
  3859.  
  3860.  
  3861.  
  3862.  
  3863.  
  3864.  
  3865.  
  3866.  
  3867.  
  3868.  
  3869.  
  3870.  
  3871.      NOTE MODULE                          70
  3872.  
  3873.  
  3874.  
  3875.  
  3876.      PEOPLE MODULE 
  3877.  
  3878.  
  3879.           To save disk space, this section has been omitted.  The 
  3880.      documentation you receive when you register will be complete.
  3881.  
  3882.  
  3883.  
  3884.  
  3885.  
  3886.  
  3887.  
  3888.  
  3889.  
  3890.  
  3891.  
  3892.  
  3893.  
  3894.  
  3895.  
  3896.  
  3897.  
  3898.  
  3899.  
  3900.  
  3901.  
  3902.  
  3903.  
  3904.  
  3905.  
  3906.  
  3907.  
  3908.  
  3909.  
  3910.  
  3911.  
  3912.  
  3913.  
  3914.  
  3915.  
  3916.  
  3917.  
  3918.  
  3919.  
  3920.  
  3921.  
  3922.  
  3923.  
  3924.  
  3925.  
  3926.  
  3927.  
  3928.  
  3929.  
  3930.  
  3931.      PEOPLE MODULE                        71
  3932.  
  3933.  
  3934.  
  3935.  
  3936.      UTILITIES MODULE
  3937.  
  3938.           To save disk space, this section has been omitted.  The 
  3939.      documentation you receive when you register will be complete.
  3940.  
  3941.  
  3942.  
  3943.  
  3944.  
  3945.  
  3946.  
  3947.  
  3948.  
  3949.  
  3950.  
  3951.  
  3952.  
  3953.  
  3954.  
  3955.  
  3956.  
  3957.  
  3958.  
  3959.  
  3960.  
  3961.  
  3962.  
  3963.  
  3964.  
  3965.  
  3966.  
  3967.  
  3968.  
  3969.  
  3970.  
  3971.  
  3972.  
  3973.  
  3974.  
  3975.  
  3976.  
  3977.  
  3978.  
  3979.  
  3980.  
  3981.  
  3982.  
  3983.  
  3984.  
  3985.  
  3986.  
  3987.  
  3988.  
  3989.  
  3990.  
  3991.      UTILITIES MODULE                     73
  3992.  
  3993.  
  3994.  
  3995.  
  3996.      CATEGORIES, AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM
  3997.  
  3998.  
  3999.      CATEGORIES & ABBREVIATIONS
  4000.  
  4001.           The M-LBCODE.DAT file contains three types of information, all 
  4002.      conforming to the same general format.  It holds a listing of each  
  4003.      1) service code, 2) income category, and 3) expense category.  Each 
  4004.      line in the file consists of an abbreviation (from 1 to 3 characters 
  4005.      long) and a description of what the abbreviation means.  Other option-
  4006.      al items are also included, as described below.  You are encouraged to 
  4007.      change this file with EDIT, so that it fits your needs exactly.  
  4008.  
  4009.           Go to EDIT (to examine M-LBCODE.DAT) by pressing ^E when the MAIN 
  4010.      MENU is displayed.  When the EDIT menu is on the screen, press `E' 
  4011.      (for "Expense/Income/Service" file) to modify M-LBCODE.DAT.
  4012.  
  4013.           The file may have a total of up to 200 lines.  The items in each 
  4014.      line must be lined up EXACTLY, and each line must end with a carriage 
  4015.      RETurn.  The abbreviation may be from one to three characters in 
  4016.      length and must begin in column 1.  A description of what is being 
  4017.      abbreviated should begin in column 6, 7, 8 or 9, and may extend to 
  4018.      column 30.  The TAB key will help you align your data.
  4019.  
  4020.           You may have blank lines which contain no information, and you 
  4021.      may have lines containing headings, but you may have no more than 200 
  4022.      lines.
  4023.  
  4024.  
  4025.      Income/Expense Category Numbers
  4026.  
  4027.           If you are using a line for an income or expense description, 
  4028.      the third item (beginning at column 33) may be the income or expense 
  4029.      category, and the first item (the abbreviation) may be left blank if 
  4030.      you wish.  The category may be any number between 1 and 9999.  Do not 
  4031.      use zero.  Begin your category entry at column 33.  If it is an income 
  4032.      category, begin the entry with "I-"; if it is an expense category, 
  4033.      begin it with "E-".  For example, an income category is represented by 
  4034.      "I-1001", while "E-2054" represents an expense category.  Do NOT use 
  4035.      the same numbers for both expense and income categories.  For ins-
  4036.      tance, do not designate both these categories: I-2054 and E-2054.  And 
  4037.      DO NOT USE FRACTIONS to designate categories -- only WHOLE numbers are 
  4038.      allowed.
  4039.  
  4040.  
  4041.      Optional Category Levels
  4042.  
  4043.           [Omitted to save space]
  4044.  
  4045.  
  4046.  
  4047.  
  4048.  
  4049.  
  4050.      CATEGORIES                           77
  4051.  
  4052.  
  4053.  
  4054.  
  4055.  
  4056.  
  4057.  
  4058.  
  4059.  
  4060.  
  4061.      Optional Service Rates
  4062.  
  4063.           [Omitted to save space]  
  4064.           
  4065.  
  4066.  
  4067.  
  4068.  
  4069.  
  4070.  
  4071.  
  4072.  
  4073.  
  4074.  
  4075.  
  4076.  
  4077.  
  4078.  
  4079.  
  4080.  
  4081.  
  4082.  
  4083.      AREAS OF BUSINESS 
  4084.  
  4085.           The M-LBAREA.DAT file supplied with BillPower contains a listing 
  4086.      of the areas of business.  You should edit this file to fit your 
  4087.      needs.  It should consist of no more than 24 lines (make sure that no 
  4088.      blank lines remain at the end of the file).  Each line may be up to 77 
  4089.      characters long.  Unlike the M-LBCODE.DAT file, you are not required 
  4090.      to line up certain information within M-LBAREA.DAT.  You may arrange 
  4091.      the file any way you want, as long as the 24 X 77 limits mentioned 
  4092.      above are not violated. 
  4093.  
  4094.  
  4095.      NUMBERING SYSTEM PROPOSAL
  4096.  
  4097.           The best numbering system is one that allows you to easily re-
  4098.      member each case or account number.  It is recommended that such a 
  4099.      number consist of the first four or five letters from the client's 
  4100.      last name and the first two or three letters from his first.  Under 
  4101.      this system, the case number for the first case you handle for John 
  4102.      Smith would be SMITJO1.  The second case for Mr. Smith would be SMIT-
  4103.      JO2.  
  4104.  
  4105.           Also decide upon a consistent pattern for numbering your ac-
  4106.      counts.  It is recommended that you begin the number of each account 
  4107.  
  4108.  
  4109.      AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM  78
  4110.  
  4111.  
  4112.  
  4113.  
  4114.      belonging to the same class of accounts with the same short alphanu-
  4115.      meric sequence.  For instance, you could begin all accounts pertain-
  4116.      ing to the firm's assets with "A-" (eg: "A-BIGSOFA").  You could 
  4117.      start the numbers of all accounts payable with "P-" (eg: "P-AT&T").  
  4118.      All client accounts (such as trusts and retainers) could begin with 
  4119.      "C-" (eg: "C-SMITJO1"), and so, on.
  4120.  
  4121.           If you follow a consistent pattern in numbering accounts, you 
  4122.      will be able to sort through your records during (H)unts for particu-
  4123.      lar categories of accounts.  To find all records pertaining to ANY 
  4124.      asset, for instance, you would define the Account Number Hunt Gate as 
  4125.      "A-".  When you pressed F6 to begin the hunt, BillPower would find all 
  4126.      records pertaining to the A-BIGSOFA, A-TYPWRT#1, A-CHAIR#1, etc., ac-
  4127.      counts, but it would not find anything on the C-SMITJO1 account.  Of 
  4128.      course, if you had carelessly named a client account something like 
  4129.      "C-SMITPA-1", it would also be picked up in the hunt for physical as-
  4130.      set account information, since it would also contain the character 
  4131.      sequence, "A-".  Try to limit the use of hyphens and other delimiters 
  4132.      (such as "/",":", and ",") to character sequences at the beginning of 
  4133.      account numbers.
  4134.  
  4135.           You may establish sub-categories of accounts.  If, for instance, 
  4136.      you wanted furniture to be a sub-category of assets ("A-", remember?), 
  4137.      you could begin all such accounts with "FA-" (where "F" is for "fur-
  4138.      niture" and "A" is for "assets").  Equipment might be in the  "EA-" 
  4139.      category.  A hunt for all accounts containing "A-" would find FA-BIG-
  4140.      SOFA, FA-CHAIR, EA-TYPWRT#1, and A-GENERAL, among others (since each 
  4141.      of those "numbers" contains "A-").  But if you wanted to hunt for only 
  4142.      "FA-" accounts, then only the FA-BIGSOFA and FA-CHAIR accounts would 
  4143.      be found.  
  4144.  
  4145.  
  4146.  
  4147.  
  4148.  
  4149.  
  4150.  
  4151.  
  4152.  
  4153.  
  4154.  
  4155.  
  4156.  
  4157.  
  4158.  
  4159.  
  4160.  
  4161.  
  4162.  
  4163.  
  4164.  
  4165.  
  4166.  
  4167.  
  4168.      AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM  79
  4169.  
  4170.  
  4171.  
  4172.  
  4173.      USING BILLPOWER WITH OLD CASES AND ACCOUNTS
  4174.  
  4175.  
  4176.           If you intend to use BillPower with cases or accounts that were 
  4177.      opened before you obtained BillPower, you will have to enter their 
  4178.      data into BillPower's files.  You should set up the records for these 
  4179.      accounts and cases in the same manner as for your new ones.  Likewise, 
  4180.      you should enter transactions just as you do with your new ones.  
  4181.      Treat them in every respect in the manner that you treat your new ac-
  4182.      counts and cases, except as described below.
  4183.  
  4184.           Normally, when BillPower prepares a bill, it will include a bal-
  4185.      ance brought forward from the preceding month.  However, when you 
  4186.      FIRST BEGIN using the program, its data base will contain no infor-
  4187.      mation about what the balance was at the end of the last month (or ANY 
  4188.      information at all, for that matter).  The first transaction you enter 
  4189.      for each case, therefore, should be the balance brought forward from 
  4190.      your manual (or old computer) system.  If the client owes you money, 
  4191.      you should enter the amount as a SERVICE; if you owe him money, it 
  4192.      should be an ADJUSTMENT (of the "write-off" variety).  In either case, 
  4193.      the service/adjustment's description should be something like, 
  4194.      "Balance prior to computerized billing."  The first bill prepared will 
  4195.      contain this entry, instead of the usual "balance-forward" line (which 
  4196.      will be found on subsequent bills). 
  4197.  
  4198.           NOTE:
  4199.                Under no circumstances should a transaction entry for 
  4200.           any case be dated more than three months prior to the actual
  4201.           date you entered that CASE into BillPower's data base.
  4202.  
  4203.           Previously-opened accounts also need to be opened with BillPower.  
  4204.      Go to the GENERAL LEDGER module and (M)ake a deposit for each such ac-
  4205.      count.  The deposit should be in the amount of the current account 
  4206.      balance.  That's all there is to it.  If, for some reason, there is a 
  4207.      negative balance in an account, you will have to enter it as a with-
  4208.      drawal (instead of a deposit).
  4209.  
  4210.  
  4211.  
  4212.  
  4213.  
  4214.  
  4215.  
  4216.  
  4217.  
  4218.  
  4219.  
  4220.  
  4221.  
  4222.  
  4223.  
  4224.  
  4225.  
  4226.  
  4227.      OLD CASES AND ACCOUNTS               80
  4228.  
  4229.  
  4230.  
  4231.  
  4232.      MESSAGES
  4233.  
  4234.  
  4235.           To save disk space, this section has been omitted.  The 
  4236.      documentation you receive when you register will be complete.
  4237.  
  4238.  
  4239.  
  4240.  
  4241.  
  4242.  
  4243.  
  4244.  
  4245.  
  4246.  
  4247.  
  4248.  
  4249.  
  4250.  
  4251.  
  4252.  
  4253.  
  4254.  
  4255.  
  4256.  
  4257.  
  4258.  
  4259.  
  4260.  
  4261.  
  4262.  
  4263.  
  4264.  
  4265.  
  4266.  
  4267.  
  4268.  
  4269.  
  4270.  
  4271.  
  4272.  
  4273.  
  4274.  
  4275.  
  4276.  
  4277.  
  4278.  
  4279.  
  4280.  
  4281.  
  4282.  
  4283.  
  4284.  
  4285.  
  4286.  
  4287.      MESSAGES                             81
  4288.  
  4289.  
  4290.  
  4291.  
  4292.      BILLPOWER ON A LOCAL AREA NETWORK
  4293.  
  4294.           To save disk space, this section has been omitted.  The 
  4295.      documentation you receive when you register will be complete.
  4296.  
  4297.  
  4298.  
  4299.  
  4300.  
  4301.  
  4302.  
  4303.  
  4304.  
  4305.  
  4306.  
  4307.  
  4308.  
  4309.  
  4310.  
  4311.  
  4312.  
  4313.  
  4314.  
  4315.  
  4316.  
  4317.  
  4318.  
  4319.  
  4320.  
  4321.  
  4322.  
  4323.  
  4324.  
  4325.  
  4326.  
  4327.  
  4328.  
  4329.  
  4330.  
  4331.  
  4332.  
  4333.  
  4334.  
  4335.  
  4336.  
  4337.  
  4338.  
  4339.  
  4340.  
  4341.  
  4342.  
  4343.  
  4344.  
  4345.  
  4346.  
  4347.                                          91
  4348.  
  4349.  
  4350.  
  4351.  
  4352.      POP-UP BILLPOWER                  
  4353.  
  4354.       [To save space, most of this section is omitted.  The full
  4355.      documentation you receive when you register will have the complet
  4356.      section.] 
  4357.  
  4358.  
  4359.           To prime BillPower for pop-up service, simply enter "BP MR",
  4360.      instead of the usual "BP", at the DOS prompt.  If that doesn't 
  4361.      work, you'll need to copy the  BP.BAT to a file called BPMR.BAT 
  4362.      and modify the new file.  BP.BAT should be used for standard use, 
  4363.      while BPMR.BAT will be used for invoking BillPower as a pop-up.  
  4364.      Now, find the line in BPMR.BAT that starts with "billpowr".  The 
  4365.      tenth parameter following "billpowr" should be "mr".  If you need 
  4366.      to "pad" the line with any other parameters, make each of them an 
  4367.      "x".  Examples:
  4368.  
  4369.              billpowr x x x x JJ AWB F:\MANAGEX F:\AWB x mr
  4370.              billpowr x x x x x x x x x mr  
  4371.  
  4372.      Each example shows the use of dummy "x" parameters.
  4373.  
  4374.  
  4375.  
  4376.  
  4377.  
  4378.  
  4379.  
  4380.  
  4381.  
  4382.  
  4383.  
  4384.  
  4385.  
  4386.  
  4387.  
  4388.  
  4389.  
  4390.  
  4391.  
  4392.  
  4393.  
  4394.  
  4395.  
  4396.  
  4397.  
  4398.  
  4399.  
  4400.  
  4401.  
  4402.  
  4403.  
  4404.  
  4405.  
  4406.  
  4407.                                          94
  4408.  
  4409.  
  4410.  
  4411.      APPENDICES
  4412.  
  4413.  
  4414.           To save disk space, this section has been omitted.  The 
  4415.      documentation you receive when you register will be complete.
  4416.  
  4417.  
  4418.  
  4419.  
  4420.  
  4421.  
  4422.  
  4423.  
  4424.  
  4425.  
  4426.  
  4427.  
  4428.  
  4429.  
  4430.  
  4431.  
  4432.  
  4433.  
  4434.  
  4435.  
  4436.  
  4437.  
  4438.  
  4439.  
  4440.  
  4441.  
  4442.  
  4443.  
  4444.  
  4445.  
  4446.  
  4447.  
  4448.  
  4449.  
  4450.  
  4451.  
  4452.  
  4453.  
  4454.  
  4455.  
  4456.  
  4457.  
  4458.  
  4459.  
  4460.  
  4461.  
  4462.  
  4463.  
  4464.  
  4465.  
  4466.                                          96
  4467.